Dokumentenmanagementsysteme: Hilfreiche Unterstützung im digitalen Zeitalter

Fehlende Dokumente, stundenlanges Suchen im Archiv, Durchwälzen etlicher Aktenordner – das ist eine Form des Dokumentenmanagements, mit der sich hoffentlich in der heutigen Zeit kein Unternehmen mehr herumschlagen muss. Im Zeitalter der Digitalisierung werden immer mehr Dokumente auf den Computernetzwerken innerhalb der Firmen gespeichert. Doch auch diese Ordnersysteme sind meist sehr unübersichtlich und somit bleibt die Ablage auch in diesem Fall nur schwer zu durchschauen.

Dokumentenmanagementsysteme sollen hierbei nun ein für alle Mal Abhilfe schaffen. Aber worum handelt es sich bei diesen Softwareprogrammen überhaupt? Und welche Vorteile ergeben sich durch sie für den Nutzer? Was muss rechtlich bei der digitalen Archivierung beachtet werden? Und wer überprüft das überhaupt? Diesen Fragen sind für kleine Unternehmen genauso zentral wie für große Firmen

Was ist Dokumentenmanagement?

In der heutigen Zeit ist mit Dokumentenmanagement die digitale Archivierung von Dokumenten und Unterlagen innerhalb eines Unternehmens gemeint. Anders als bei den herkömmlichen Archiven, in denen sich Papierunterlagen und Aktenordnern und Ablageboxen nur so häuften, verspricht das digitale Archiv unter anderem eine bessere Übersicht und eine sicherere Aufbewahrung der Dokumente.

Musste früher stundenlang nach dem richtigen Papier gesucht werden, reichen jetzt ein paar wenige Klicks. In diesem Zusammenhang wird heutzutage auch vom papierlosen Büro gesprochen. Weitere Informationen zum Thema Dokumentenmanagement mit konkreten Anwendungsbeispielen finden sich hier:  https://www.ser.de/produkte-loesungen/dokumentenmanagement.html.

Video: Der beste Weg zur digitalen Archivierung

Dokumentenmanagementsysteme

Viele Unternehmen werden bei Ihrer digitalen Archivierung sicherlich auf ein normales Ordnersystem zurückgreifen, in dem sich die Unterlagen in vielen Unterordnern nur so tummeln. Häufig sind die Dateinamen nicht eindeutig, die Ordnerstruktur unklar, was der eine Kollege benennt, wird vom anderen nicht gefunden. Doch das ist nicht die moderne Form des Dokumentenmanagements. Immer mehr Unternehmen greifen bei der Archivierung oder aber auch im Arbeitsalltag auf Dokumentenmanagementsysteme (DMS) zurück.

Diese werden auf den Rechnern eines Unternehmensnetzwerkes installiert und ermöglichen es jedem Mitarbeiter, zu jeder Zeit ortsunabhängig auf bestimmte Dokumente zuzugreifen und diese zu bearbeiten. Dadurch wird das Dokumentenmanagement noch einmal auf ein neues Level gebracht. Noch effizienter, noch schneller und noch einfacher können Unterlagen gefunden, bearbeitet und archiviert werden. Zudem verfügen DMS über Funktionen zum gemeinsamen Arbeiten an Dokumenten, welche die Kommunikation innerhalb des Unternehmens deutlich verbessern und Abläufe erleichtern.

Vorteile von Dokumentenmanagementsystemen

1. Mehr Transparenz bei der Dokumentenablage
   Einer der größten Vorteile des elektronischen Dokumentenmanagements ist die Transparenz, die sich durch die Nutzung ergibt. Und zwar ist hier die Transparenz des Archivierungsverfahrens gemeint, die sich durch eine automatische lückenlose Versionierung ergibt. Jeder berechtigte Mitarbeiter kann einsehen, wer was wann an einem Dokument geändert hat. Jeder Arbeitsschritt ist genauestens protokolliert und erleichtert somit die Arbeit zwischen einzelnen Abteilungen. Zudem bringt diese Transparenz auch eine gewisse Sicherheit mit sich. Da einsehbar ist, wer zuletzt an einem Dokument gearbeitet hat, können Fehlerquellen schnell ermittelt und noch im Keim erstickt werden. Beim Scannen oder Kopieren kann eine Seite eines Dokumentes schnell einmal verloren gehen. Herauszufinden, in welchem Arbeitsschritt dies passiert ist, ist hier fast unmöglich und zudem mit einem großen Arbeitsaufwand verbunden. Mit einem Dokumentenmanagement sind Unternehmer auf der sicheren Seite.
2. Jeder Berechtigte hat Zugang
   Nicht jeder kann auf alle archivierten Dokumente zugreifen. Hier liegt eine weitere Stärke des elektronischen Dokumentenmanagements: Der Administrator kann darüber entscheiden, welcher Mitarbeiter zu welchen Dokumenten zugangsberechtigt ist. Dabei können verschiedene Berechtigungsstufen unterschieden werden. So ist es einigen Mitarbeitern lediglich gestattet, sich Dokumente anzusehen, andere hingegen dürfen diese auch bearbeiten. So werden wichtige Unterlagen nur von den Augen gesehen und von den Händen bearbeitet, die dafür berechtigt sind. Dadurch, dass jeder Zugriff auf die für ihn relevanten Unterlagen hat, ist eine schnelle und präzise Arbeit gewährleistet. Mitarbeiter müssen Kollegen nun nicht mehr auf der Suche nach dem richtigen Dokument oder nach Informationen zu bestimmten Aufgaben behelligen. Alles ist digital archiviert und ohne Zeitverzögerung für jeden zugänglich, der das Dokument benötigt.

Vorteile auf einen Blick:

• Minimierung der Suchzeiten
• Direkter Zugriff auf Dokumente
• Transparente Ablage
• Unternehmensweiter Zugriff auf Dokumente
• Verhinderung doppelter Datenbestände durch Check-in und Check-out sowie Versionsmanagement.
• Vergabe von Zugangsberechtigungen
• Vermeiden ungewünschter Überschreibungen

Welchen Nutzen haben Unternehmen von Dokumentenmanagementsystemen?

Wie bereits veranschaulicht, bringen Dokumentenmanagementsysteme viele Vorteile für ein Unternehmen mit sich. Besonders im Einzelhandel ist Zeit bares Geld. Zeitersparnis und Erleichterung der Abläufe werden durch weitere Funktionalitäten unterstützt. Zum einen ergeben sich umfassende Möglichkeiten bei der Ablage und Bearbeitung von noch aktiven Dokumenten. Aktiv bedeutet hierbei, dass an diesen noch gearbeitet wird. Inaktive Dokumente hingegen liegen lediglich im Archiv und werden nach ihrer Ablagefrist vernichtet.

Zusätzlich bietet ein DMS eine Vielzahl an Annotationsoptionen, die es dem Nutzer ermöglichen, Kommentare und Vermerke in ein Dokument zu schreiben. Diese Vermerke werden durch das System für jeden Zugangsberechtigten übersichtlich dargestellt. DMS verfügen über ein intelligentes Vorlagenmanagement, welches dem Nutzer eine Vielzahl an Mustern zur Erstellung eines Dokumentes bietet. Neben der Hauptversion des Systems können ein Unternehmen oder einzelne Mitarbeiter auch die Arbeitsversion nutzen. Diese verfügt über weniger Features und beschränkt sich lediglich auf die wesentlichen Dinge, die es zur Ablage und Bearbeitung der Dokumente benötigt.

Revisionssicheres Aufbewahren von Dokumenten

Was bedeutet Revisionssicherheit?

Revisionssicherheit bedeutet, dass alle aufbewahrungspflichtigen Dokumente revisionssicher archiviert sind – die Regeln zur Aufbewahrung gelten auch für elektronisch archivierte Dokumente. Dabei sind Unternehmen dazu verpflichtet, die Vorgaben des Handelsgesetzbuches (HGB), der Abgabenordnung (AO) und der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronsicher Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) einzuhalten. Hier liegt ein immenser Vorteil von Dokumentenmanagementsystemen gegenüber herkömmlicher Archivierung, da diese das Einhalten der Regeln dank ihrer automatisierten Funktionen deutlich erleichtern.

Diese Dokumente müssen archiviert werden

Eine Vielzahl an Dokumenten sind aufbewahrungspflichtig und müssen demnach über einen bestimmten Zeitraum archiviert werden.

Dazu gehören:

• Arbeitsanweisungen
• Beschreibungen
• Buchungsbelege
• Eröffnungsbilanzen
• Geschäftsbuchhaltung
• Handels- und Geschäftsbriefe (Angebote, Auftragsbestätigungen, Mahnungen etc.)
• Jahresabschlüsse und Inventare
• Lageberichte
• Organisationsrichtlinien
• Zollanmeldungen
• Sonstige Unterlagen

Die zehn grundlegendsten Vorgaben haben wir in der nachfolgenden Tabelle aufgeführt:

Dokumentation des Verfahrens	Protokollierung des gesamten Archivierungsverfahrens sowie aller Änderungen nach der Archivierung
Einhaltung der Aufbewahrungsfrist	Einhaltung der sechs- beziehungswiese zehnjährigen Aufbewahrungsfrist. Erst nach Ablauf der Frist dürfen Dokumente vernichtet werden.
Nachvollziehbarkeit	Nachvollziehbarkeit der Archivierung für alle Personen, die Einsicht auf die Dokumentenablage haben
Nutzung nur durch Berechtigte	Nur berechtigte Personen haben Zugriff auf die jeweiligen Dokumente. Die Zugangsberechtigungen werden vom Administrator vergeben.
Ordnungsmäßigkeit	Alle Dokumente müssen ordnungsgemäß an der dafür vorgesehenen Stelle abgelegt und jederzeit wiederzufinden sein.
Prüfbarkeit	Buchungen müssen zwecks Prüfbarkeit durch Belege nachgewiesen sein. So kann beispielsweise ein Wirtschaftsprüfer alle nötigen Unterlagen einsehen und nachvollziehen.
Schutz vor Veränderung oder Fälschung	Ein digital archiviertes Dokument muss vom Inhalt her exakt dem Original entsprechen.
Sicherheit des Gesamtverfahrens	Das Gesamtverfahren muss auch im Falle von technischen Änderungen gesichert sein und den gesetzlichen Grundsätzen entsprechen.
Sicherung vor Verlust	Kein Dokument darf auf dem Weg ins oder bei der Bearbeitung im digitalen Archiv verloren gehen.
Vollständigkeit	Alle Dokumente müssen vollständig archiviert werden. Es dürfen keinerlei inhaltliche Informationen ausgelassen oder verändert werden.

Zehn Vorgaben zur revisionssicheren Archivierung

Die revisionssichere Aufbewahrung von Dokumenten ist nicht mal eben so erledigt. Die Einhaltung der Vorgaben von HGB, AO und GoBD sind zwingend notwendig.

• Beschreibungen
• Buchungsbelege
• Eröffnungsbilanzen
• Geschäftsbuchhaltung
• Handels- und Geschäftsbriefe (Angebote, Auftragsbestätigungen, Mahnungen etc.)
• Jahresabschlüsse und Inventare
• Lageberichte
• Organisationsrichtlinien
• Zollanmeldungen
• Sonstige Unterlagen

Video: Was ist elektronisches Dokumentenmanagement?

Zehn Vorgaben zur revisionssicheren Archivierung

Die revisionssichere Aufbewahrung von Dokumenten ist nicht mal eben so erledigt. Die Einhaltung der Vorgaben von HGB, AO und GoBD sind zwingend notwendig. Die zehn grundlegendsten Vorgaben haben wir in der nachfolgenden Tabelle aufgeführt:

Überprüfung der Vorgaben

Ein Wirtschaftsprüfer kontrolliert in regelmäßigen Abständen, ob ein Unternehmen die Vorgaben von HGB, AO und GoBD einhält. Eine Einhaltung der oben genannten Vorgaben ist zwingend erforderlich, da nur so gewährleistet werden kann, dass alle Dokumente eines Unternehmens rechtmäßig und sicher in digitaler Form aufbewahrt werden.

Werden alle gesetzlichen Richtlinien eingehalten, sind Dokumentenmanagementsysteme ein mehr als nur hilfreiches Mittel zur digitalen Archivierung. Sie ermöglichen es, Ordnung in jedes unübersichtliche Archiv eines Unternehmens zu bringen und erleichtern somit die Arbeit ungemein. Dank zahlreicher Angebote haben Firmen mittlerweile außerdem die Möglichkeit zwischen vielen DMS-Softwaren zu wählen und diese auch mit bereits vorhandener Software zu verknüpfen.

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