Workshop planen: Die 7P-Checkliste, 17 Do's and 8 Dont's für Webinare, Workshops und Meetings

Um ein Webinar oder einen Workshop planen zu können, braucht es die passende Vorbereitung. Diese wiederum wird leichter, wenn die passende Checkliste zur Hand ist: Hier kommen die sieben wichtigen „P“ und wichtige Tipps zu Do‘s und Dont‘s.

Inhaltsverzeichnis: Das erwartet Sie in diesem Artikel

Webinar & Workshop planen: Die richtige Vorbereitung ist alles

Konzeption und Setting stehen ganz oben auf der To-Do-Liste, wenn ein Workshop, Webinar oder ein Seminar zu organisieren ist. Dabei gibt es zwar Unterschiede darin, ob die Veranstaltung in Präsenz oder wie beim Webinar online durchgeführt werden soll, doch beim grundsätzlichen Gestalten sind beide gleich.

Wird das Seminar oder der Workshop in Präsenz geplant, muss die passenden Konferenztechnik bereitgestellt werden. Doch auch die richtige Vorbereitung für das Erstellen von Webinaren geht mit dem Bereithalten der passenden Technik einher. Bestimmte Apps wie Zoom oder Teams helfen dabei, die Online-Veranstaltung durchzuführen.

Die Vorbereitung: Setting und Konzeption festlegen

Zum Vorbereiten und Gestalten eines Workshops oder eines Seminars gehört es vor allem, dem Ganzen einen passenden Rahmen zu geben. Dabei muss es um die Frage gehen, welche Veranstaltung genau abgehalten werden soll und ob es sich um ein Webinar, ein Seminar, einen Workshop oder um eine Videokonferenz handeln soll.

Meist werden diese Begriffe synonym verwendet, doch grundsätzlich meinen sie freilich etwas anderes. Wichtig ist daher, schon beim Verfassen der Einladungen darauf zu achten, dass die konkrete Art der Veranstaltung genannt wird. Wer an einer Videokonferenz oder einem Webinar teilnimmt, wird nicht auf die Idee kommt, dass es sich um einen Workshop handelt, bei dem die Arbeitsergebnisse selbst erarbeitet werden müssen.

Wer an einer Videokonferenz oder einem Webinar teilnimmt, wird nicht auf die Idee kommt, dass es sich um einen Workshop handelt, bei dem die Arbeitsergebnisse selbst erarbeitet werden müssen. ( Foto: Shutterstock-_Roman Samborskyi )

Die folgenden Tipps helfen beim Vorbereiten der (Online-)Veranstaltung.

Die Do’s der Vorbereitung

Do Nr. 1: Moderator bestimmen
Eine der ersten und wichtigsten Handlungen besteht darin, einen Moderator festzulegen. Dieser ist in dem Fall nicht mit einem Moderator einer Fernsehshow zu verwechseln, der vor allem für Unterhaltung sorgen soll.

Der Moderator von Workshop, Videokonferenz oder Seminar soll durch die Veranstaltung führen, kann Aufgaben verteilen und ist ein wichtiger Ansprechpartner für alle Beteiligten. Geht es um das Gestalten einer Veranstaltung von größerem Interesse, kann auch eine bekannte Persönlichkeit als Moderator gewonnen werden.
Do Nr. 2: Zeit festlegen
Bei einer Präsenzveranstaltung muss natürlich auch der Ort genannt werden, doch bei einem Online-Meeting ist das freilich nicht nötig. Die Zeit ist aber in jedem Fall wichtig, schließlich muss jeder Teilnehmer wissen, wann er sich über Teams oder Zoom zuzuschalten hat. Diese Zeit sollte gut gewählt werden, sodass es weder mit dem geplanten Feierabend, mit der Mittagspause oder mit wichtigen Terminen (wenn bekannt) zu Überschneidungen kommen kann.

Wer online Seminare und Workshops abhalten möchte, muss ein wahres Organisationsgenie sein! Wichtig ist in Bezug auf die Termine auch, dass die Veranstaltung rechtzeitig bekannt gegeben wird. Eine Save-the-Date-Mail kann daher sinnvoll sein.
Do Nr. 3: Spielregeln festlegen
Beim Festlegen der Spielregeln gilt es, die grundsätzlichen Dinge zu klären. Wann und wo wird die Veranstaltung stattfinden, welcher Moderator soll gewählt werden und ist es überhaupt ein Meeting oder ein Workshop? Dabei sollte auch geklärt werden, ob es hier um die Vermittlung von Wissen geht oder nur darum, Arbeitsergebnisse zu besprechen.

Die Dont’s der Vorbereitung

Don’t Nr. 1: Die Technik vergessen
Wer einen Workshop planen möchte, muss wirklich an alles denken. Dazu gehört auch, für die übrigen Teilnehmer mitzudenken und sie an die technischen Notwendigkeiten zu erinnern. Es gehören Mikro und Webcam dazu, auch die ausgewählte App sollte mit zugehörigem Link mitgeteilt werden. Wer mit Zoom oder Teams noch nicht viel zu tun hatte, sollte unbedingt auf die Anwendung hinweisen und Tipps zur Benutzung geben. Außerdem sollte ein Ansprechpartner genannt werden, falls es Probleme mit der ausgewählten App geben sollte.
Don’t Nr. 2: Keine Vorlage erstellen
Für Präsenzveranstaltungen ist die Vorlage üblich. Warum dann nicht auch für Onlinemeetings oder für das Seminar, das per App durchgeführt wird? Dank der Vorlage weiß jeder, worum es gehen wird, welche Themen auf den Tisch kommen und welche Schwerpunkte die Veranstaltung haben wird.

Zudem kann sich jeder Teilnehmer bereits erste Fragen notieren. Es ist daher wichtig, die Vorlage bereits einige Zeit vor Beginn der Veranstaltung zu übermitteln, sodass sich auch wirklich jeder auf das Meeting oder auf den Workshop vorbereiten kann.

Wer einen Workshop planen möchte, muss wirklich an alles denken. Dazu gehört auch, für die übrigen Teilnehmer mitzudenken und sie an die technischen Notwendigkeiten zu erinnern. ( Foto: Shutterstock- Agenturfotografin )

7P-Checkliste: Webinar & Workshop planen und halten mit den sieben wichtigen „P“

Mit der passenden Checkliste werden das Organisieren und Halten eines Webinars oder Workshops deutlich einfacher. Die Chance, dass eben kein Punkt vergessen wird, wächst beträchtlich!

Hier daher eine wichtige Checkliste, die das Vorbereiten erleichtert:

Purpose

Im ersten Schritt wird der Zweck des Workshops oder Webinars festgelegt. Warum gibt es die Veranstaltung und welchen Nutzen wird sie haben?
Product

Wenn feststeht, was das Ziel der Veranstaltung ist, kann auch die passende Veranstaltungsart gewählt werden. Seminar, Meeting oder Workshop planen sind unterschiedliche Dinge, die verschiedene Vorbereitungen erfordern und jeweils anders zu gestalten sind.
People

Nun steht also fest, dass es eine Veranstaltung geben soll und welcher Art diese sein wird. Daran kann sich orientieren, wer überhaupt eingeladen werden soll. Wer kommt als Moderator infrage und wie viele Personen sind für Meeting oder Seminar zugelassen bzw. erwünscht? Nach der Anzahl der Personen wird ausgewählt, welches Tool für die Onlinekonferenz infrage kommt. Teams und Zoom können auch für größere Gruppen genutzt werden, andere wiederum sind nur für wenige Teilnehmer vorgesehen.
Process

Um die Veranstaltung reibungslos durchführen zu können, sollte diese einem roten Faden folgen. Das heißt, dass der grobe Ablauf festgelegt werden muss. Dabei wird auch die Zeit vorgegeben, wobei Onlineveranstaltungen eine Dauer von drei Stunden nicht überschreiten sollten. Nicht vergessen: Vorlage vorbereiten und am Ende der Veranstaltung die Ergebnisse zusammenfassen!
Preparation

Nicht immer reicht es aus, wenn sich alle Teilnehmer einfach nur dazuschalten. Teilweise müssen sie auch etwas vorbereiten. Entsprechende Aufgaben sollten vorab zugewiesen werden. Dabei kann sich zeigen, dass eventuell Infomaterial herauszugeben ist, was zum Beispiel Studien, Arbeitsergebnisse anderer Gruppen und Projektergebnisse betreffen kann.
Practical

Wie der Name schon sagt, geht es in diesem Punkt um die praktischen Dinge rund um das Vorbereiten und Organisieren. Die Checkliste muss an dieser Stelle vor allem Namen der Teilnehmer, Ort und Zeit der Veranstaltung umfassen.
Pitfalls

Kaum jemand glaubt, was alles schiefgehen kann! Ausgefallene Mikros und Kameras bei Onlinemeetings sind an der Tagesordnung, doch auch bei Präsenzveranstaltungen kann die Technik manchmal nicht wie gewünscht mitspielen. Wer vorher überlegt, welche Probleme entstehen kann, ist in der Lage, sich schon jetzt Lösungen dafür zu überlegen.

Bei Webinaren erfolgt die Vermarktung noch intensiver über digitale Kanäle, als das bei anderen Trainingsformen der Fall ist. Das führt auch dazu, dass für das Webinar zusätzliche Aufgaben aus dem Bereich des Marketings hinzukommen. (Foto: Shutterstock-GaudiLab )

Webinare: das gehört zusätzlich auf Ihre Checkliste

Drei Do’s speziell für Webinare

Do Nr.1: eine “verführerische“ Überschrift finden
Die Überschrift soll den Zuschauer emotional abholen. Überlegen Sie bei der Formulierung daher,
- … welche Fragestellungen die Zuschauer zum Thema haben können?
- … welche Hoffnungen haben die Zuschauer rund um das Thema?
- … welche Sorgen haben die Zuschauer bei dem Thema?
Do Nr. 2: „Make every second count“
Wenn Sie für Ihre Webinare wirklich dauerhaft Zulauf haben möchten, dann erschaffen Sie nur Inhalte, die wirklich wertvoll sind. Wenn Sie hier an Inhalt sparen, wird kein Zuschauer weitere Webinare ansehen wollen.

Sie vergeben sich nicht, wenn Sie Wissen preisgeben. Ein anderer muss es ja auch umsetzen können. Aber wer in Ihnen den Experten erkennt, kann Vertrauen zu Ihnen aufbauen.Arbeiten Sie auch an der Dramaturgie des Webinars. Ein Webinar ist niemals ausschließlich die Vermittlung von Wissen. Da steckt immer eine gehörige Portion Entertainment und Spannung drin.

Sparen Sie mit Wiederholungen und geben Sie lieber ein Mehr an Wissen in wiederholt kleinen Happen. Diese aber bereiten Sie gerne unterschiedlich und spannend auf.Ihr Ziel muss ein „Wow!“ Oder zumindest ein kräftiges „Aha!“
Do Nr. 3: Besser viele Folien als viele Worte
Wenn Sie für Ihr Webinar eine Powerpoint-Präsentation vorbereiten, achten Sie darauf, dass Sie pro Folie nicht länger als eine bis maximal zwei Minuten sprechen werden. Wird es mehr, ermüdet das die Zuschauer. Verteilen Sie den Vortrag lieber auf mehrere Folien. Das hält die Aufmerksamkeit hoch.

Selbst bei Präsenzveranstaltungen kommt es auf die richtige Vorbereitung an, um das reibungslose Durchführen sicherzustellen. (Foto: Shutterstock-metamorworks)

Workshop planen und Seminar vorbereiten: Checkliste für die Organisation

Das Vorbereiten der Onlinekonferenz oder der Präsenzveranstaltung ist ein wichtiger Punkt, bei dem sich alles um das Bereitstellen von Informationen und der richtigen Technik dreht. Doch auch die eigentliche Durchführung muss konkret geplant werden, um die Zahl unliebsamer Überraschungen so gering wie möglich zu halten und einen Erfolg der Veranstaltung sicherzustellen.

Checkliste: Damit bei der Durchführung alles klappt

Die folgende Checkliste erfasst alle wichtigen Punkte, die für das Halten einer (Online-) Veranstaltung wichtig sind. Denn: Selbst bei Präsenzveranstaltungen kommt es auf die richtige Vorbereitung an, um das reibungslose Durchführen sicherzustellen. Bei einem Onlinemeeting ist dies noch um ein Vielfaches wichtiger, denn hier muss alles auf den Punkt genau klappen.

3 weitere wichtige Do’s für die Organisation

Do Nr. 1: Testen
Nicht nur Kamera und Mikro sollten getestet werden, auch die entsprechenden Einstellungen müssen dann vorgenommen werden. Zudem sollten wichtige Funktionen von Zoom und Teams ausprobiert werden, damit sie beim Meeting wirklich anwendbar sind. Wichtig: Alle Teilnehmer sollten einen Ansprechpartner genannt bekommen, falls es Probleme mit der Technik gibt.
Do Nr. 2: Sichtbarkeit prüfen
Jeder Teilnehmer sollte sich selbst und die anderen Teilnehmer sehen können. Die Kamera muss entsprechend eingestellt werden, denn niemand will nur die Füße einer anderen Person sehen. Außerdem sollte klar sein, ob sich alles mit Bild dazuschalten müssen (was die bessere und höflichere Variante ist) oder ob es reicht, nur gehört zu werden bzw. nur zu hören.
Do Nr. 3: Qualität prüfen
Nicht nur, dass Kamera und Mikro vorhanden sein müssen, sie sollten auch eine angemessene Qualität abliefern. Die entsprechenden Tests sollten vorab vorgenommen werden.

Auch wenn es nur ein Meeting aus dem Home Office heraus ist: Vernünftige Kleidung ist angesagt! (Foto: Shutterstock-YURII MASLAK )

2 weitere wichtige Dont’s für die Organisation

Don’t Nr. 1: Schlabberklamotten wählen
Auch wenn es nur ein Meeting aus dem Home Office heraus ist: Vernünftige Kleidung ist angesagt! Auch wenn es keine Businesskleidung mit Anzug und Kostüm sein muss, so sind Joggingsachen oder gar der Schlafanzug doch gänzlich unangebracht.
Don’t Nr. 2: Unpassender Hintergrund
Teams und Zoom lassen verschiedene Hintergründe zu, die entsprechend des Anlasses gewählt werden können. Wie wäre es mit der Skyline einer Großstadt? Der Strand ist für das Businessmeeting sicherlich nicht die ideale Wahl. Auch ein neutraler Hintergrund kann gewählt werden.

Workshop planen: Checkliste für das Durchführen

Viele Tipps für Videokonferenzen sind im Internet zu finden, doch nur einer dieser Tipps ist unverzichtbar: Unbedingt eine Checkliste anfertigen!

Dabei können derartige Checklisten für das gesamte Vorhaben „Workshop planen und durchführen“ aufgestellt werden. Hier werden die grundsätzlichen Spielregeln ebenso festgelegt wie wichtige technische Voraussetzungen, die für die Nutzung von Zoom und Teams relevant sind.

Organisieren, Durchführen und Halten des Workshops: Checkliste für jedes Detail

Wer einen Workshop planen oder ein Onlinemeeting halten möchte, kann die folgenden Tipps zu Ablauf, Spielregeln und zum Gestalten nutzen bzw. diese Tipps als Checkliste verwenden.

8 wichtige Do’s zum Organisieren und Durchführen

Do Nr. 1: Kennenlernen einplanen
Vor Beginn der Veranstaltung müssen sich die Teilnehmer kennenlernen können. Bei einer Präsenzveranstaltung ist das leicht, denn hier begegnen sich alle direkt und kommen miteinander ins Gespräch. Wer jedoch über ein Tool online eine Konferenz oder ein Meeting abhält, sollte die Teilnehmer einander vorstellen. Diese brauchen dann ein wenig Zeit für Small Talk, was übrigens auch für die Teilnehmer gilt, die sich kennen, aber länger nicht persönlich getroffen oder gesprochen haben.
Do Nr. 2: Veranstaltung organisieren
In dem Fall ist mit „organisieren“ nicht gemeint, dass der Workshop zu planen oder zu halten ist, sondern dass das eigentliche Meeting zu organisieren ist. Der zeitliche Ablauf muss festgelegt werden, was wiederum leichter ist, wenn alle Teilnehmer eine Vorlage bekommen. Damit wird der geplante Ablauf verdeutlicht.
Do Nr. 3: Ansprechen und gesehen werden
Viele Teilnehmer einer Onlineveranstaltung sitzen etwas ratlos vor der Kamera und hören anderen Personen zu. Sie wissen aber selbst nicht, ob sie reden dürfen oder ob eine Frage an sie gerichtet war. Es ist daher sinnvoll, die betreffenden Personen alle mit Namen anzusprechen. Dafür können diese auch kleine Symbole bekommen, denn die Namen merken sich in Verbindung mit Symbolen leichter. Zur besseren Orientierung können die Namen oder Symbole eingeblendet werden, auch verschiedene Modi durch die verwendeten Tools sind hilfreich (Outline, Nebeneinander-Modus etc.).
Do Nr. 4: Teilnehmer beschäftigt halten
Im besten Fall bekommen die Teilnehmer bereits vorab einige Aufgaben zugeteilt, die sie im Laufe der Veranstaltung zu erledigen haben. Sie können sich darauf vorbereiten und die Ergebnisse präsentieren. Möglicherweise sollen auch Fakten während des Meetings zusammengetragen werden, sodass die Ergebnisse am Ende vorgestellt werden. Beim Gestalten des Workshops ist es von größter Wichtigkeit, daran zu denken, dass sich niemand langweilt!
Do Nr. 5: Erklärungen einplanen
Nicht jeder Teilnehmer weiß direkt, worauf beim Durchführen eines Onlinemeetings zu achten ist. Schon beim Gestalten und Organisieren sollte daher berücksichtigt werden, dass teilweise Erklärungen nötig sein werden. Diese können zum Beispiel das Ein- und Ausschalten des Mikros betreffen, die Platzierung der Webcam oder ähnliche technische Details. Außerdem muss alles, was gezeigt wird, erklärt werden.

Während viele Dinge bei einer Präsenzveranstaltung selbsterklärend sind, muss der Moderator bei einem Online-Seminar alles, was er macht, erklären. Die Körpersprache ist hier nur eingeschränkt nutzbar. Es funktioniert leider nicht, dass jeder nur hofft, der andere würde ihn verstehen – der Veranstalter muss sicher sein, dass wirklich jeder Teilnehmer alles verstanden hat.
Do Nr. 6: Rollen vergeben
Wer einen Workshop planen und durchführen möchte, muss Rollen vergeben, zumindest dann, wenn dieser nicht in Präsenz stattfinden kann. Niemand kann alle Aufgaben allein bewältigen, daher sollten verschiedene Teilnehmer auch unterschiedliche Aufgaben zugeteilt bekommen. Somit werden alle in das Gelingen des Meetings eingebunden und tragen ihren Teil dazu bei. Dies macht das Gestalten deutlich einfacher, zumindest dann, wenn jeder weiß, was zu tun ist.
Do Nr. 7: Den Humor nicht vergessen
Auch wenn mal wieder etwas schiefläuft: Wenn der Moderator dennoch Humor beweist, freut das alle Teilnehmer. Denn niemand möchte den Ärger darüber zu spüren bekommen, wenn etwas nicht wie vorgesehen funktioniert. Das hilft ohnehin nicht! Daher ist einer der wichtigsten Tipps für alle, die einen Online-Workshop durchführen wollen: Bloß den Humor nicht verlieren!
Do Nr. 8: Links und Dateien platzieren
Wenn während des Onlinemeetings auf Links und Dateien zugegriffen werden muss, so sollten diese direkt für alle Teilnehmer verfügbar sein. Ein Zusenden nach dem Meeting ist ungünstig, denn so können sich alle nur aufs Zuhören verlassen und bekommen die Inhalte nicht richtig mit. Wer sich hingegen mit den Dingen befassen kann, ehe die Veranstaltung startet, kann besser folgen.

Auch wenn mal wieder etwas schiefläuft: Wenn der Moderator dennoch Humor beweist, freut das alle Teilnehmer. ( Foto: Shutterstock- insta_photos)

4 wichtige Dont’s zum Organisieren und Durchführen

Don’t Nr. 1: Einblendungen nicht planen
Die Teilnehmer sollten sich geordnet zuschalten – wer sich irgendwie und irgendwann in das Meeting einklinkt, wird die anderen Teilnehmer irritieren. Sie sehen dann nur einen leeren Stuhl und keinen zugehörigen Teilnehmer. Daher sollte jeder darauf hingewiesen werden, wie die Technik zu nutzen ist und dass die Einblendung erst vorzunehmen ist, wenn der Betreffende wirklich ins Bild kommen muss.
Don’t Nr. 2: Ablenkungen zulassen
Auch wenn es durchaus für Gelächter sorgen kann, wenn die Kinder im Hintergrund nach Papa rufen, wenn der Hund mal wieder auf das Sofa hüpft oder wenn sich andere Personen im Hintergrund lachend über etwas unterhalten: Ablenkungen tun einer Onlineveranstaltung nicht gut und sollten tunlichst vermieden werden. Es kann daher sein, dass die Teilnahme am Onlinemeeting regelrecht zu organisieren ist, zumindest gilt das für diejenigen, die immer noch im Home Office sitzen und mit dem Rest der Kollegen und mit dem Chef nur online verbunden sein können. Daher am besten einen ruhigen Ort im Haus suchen und die Tür abschließen!
Don’t Nr. 3: Keine Telefonnummern bereithalten
Was ist, wenn die Onlineverbindung zusammenbricht? Hierfür braucht es unbedingt einen Plan B, der bereits beim Workshop planen und organisieren berücksichtigt werden sollte. Die Teilnehmer sollten daher die Telefonnummern der anderen Teilnehmer bekommen, damit aus der Video- notfalls eine Telefonkonferenz werden kann.
Don’t Nr. 4: Für Unruhe sorgen
Es ist die erste Onlineveranstaltung, die zu organisieren und zu halten ist? Oder die erste Veranstaltung dieser Art, an der selbst teilgenommen wird? Die Aufregung ist verständlicherweise groß, doch Unruhe bringt nur alles durcheinander. Die wichtigste Funktion der Technik – das Stummschalten des Mikrofons – sollte daher von jedem Teilnehmer beherrscht werden. Bitte kein hektisches Hin- und Herwuseln vor der Kamera!