Der Horror jedes Händlers: Ein Kunde zahlt nicht. Die eigene Liquidität leidet, fixe und variable Kosten sind nicht mehr gedeckt. Im schlimmsten Fall droht die Insolvenz – also die Zahlungsunfähigkeit des eigenen Unternehmens. Professionelles Forderungsmanagement ist jetzt die Lösung. Dieser Beitrag zeigt, wie die Profis von Culpa Inkasso erfolgreich arbeiten.
Inhaltsverzeichnis: Das erwartet Sie in diesem Artikel
Professionelles Forderungsmanagement: Definition
Ziel vom Forderungsmanagement ist immer das Minimieren der Außenstände also der unbezahlten Rechnungen. Dies geschieht nach einem Fristablauf, der gesetzlich bei 30 Tagen liegt, jedoch individuell vereinbart werden kann.
Beim professionellen Forderungsmanagement ist Seriosität gepaart mit einer klaren Struktur immens wichtig. Denn nur dadurch bekommen die Händler das Geld, was ihnen zusteht. Zusätzlich bleibt das Verhältnis zum Kunden bestehen, sofern beide Parteien das möchten.
Seriöse und gleichzeitig professionelle Strukturen befähigen Culpa Inkasso in 90 % der Fälle die Außenstände ihrer Kunden einzuziehen. Nur der Blick auf die Schuldner als Menschen, die aufgrund einer besonderen Situation handeln, ermöglicht diese Quote. Und so geht das Unternehmen vor:
Gute Vorbereitung für einfaches Gelingen
In der Vorbereitung zu jedem Verfahren muss ein seriöses Unternehmen wie Culpa Inkasso wissen, wer der Schuldner ist. Hinweise auf die zielführenden Schritte ergeben sich aus der Analyse von Hintergrundinformationen aus Bonitätsprüfungen oder dem Abgleich von Kontaktdaten.
Im Einzelfall gibt eine Detektei weitere Informationen. Selbstverständlich arbeitet diese ebenso seriös und professionell wie der Inkasso-Dienstleister. Zusätzlich wird sie nur eingesetzt, wenn der Händler zustimmt.
In der Vorbereitung zu jedem Verfahren muss ein seriöses Unternehmen wie Culpa Inkasso wissen, wer der Schuldner ist. (Foto: AdobeStock – 626358582 Andrey Popov)
Ein positives Verhältnis schaffen und erhalten
Verschiedene Kommunikationsmodelle bestätigen: Nur wer klar kommuniziert, hat die Chance seine Botschaft zu übermitteln und ein Begleichen der Rechnung zu erreichen. Professionelle Neutralität und bestimmtes Auftreten sind in dieser Situation essenziell. Das erforderliche Selbstbewusstsein kommt durch das Wissen, dass am Ende der Erfolg stehen wird.
Aus diesem Grund passt Culpa Inkasso seine Kommunikationsweise an den jeweiligen Schuldner an: Die Erfahrung des Unternehmens zeigt, welche Art der Ansprache – die Tonalität, am ehesten zum Ziel führt. Ist hier Empathie gefragt? Oder führt eine emotionslose Aufzählung der Außenstände eher zum Ziel?
Ebenso passt das Unternehmen den Verlauf des Inkasso-Prozesses an. Je nach der Eigenart des Schuldners sind drei Kontakte bis zur Zahlung erforderlich, manchmal genügt schon ein einziger Kontakt über einen anderen Kanal.
Zusätzlich wählt Culpa Inkasso das Zahlungsziel entsprechend der finanziellen Möglichkeiten des Schuldners. Denn während mancher Schuldner die offenen Posten in einem Vorgang zahlt, benötigen Andere eine Ratenzahlung, in der sie wöchentlich Teilbeträge abstottern.
Kontakt über mehrere Kanäle
Professionelles Forderungsmanagement erfolgt über mehrere Kanäle: Der Einstieg ist immer eine freundliche Zahlungserinnerung. Der Händler versendete diese in vielen Fällen bereits selbst. Darauf folgt das immer noch erfolgreiche klassische Mahnschreiben.
Zielführend sind aber auch E-Mail oder der mobile Kontakt über kurze Nachrichten. Am effektivsten sind jedoch Telefonate. Diese erfolgen grundsätzlich professionell. Das bedeutet, dass keinesfalls Druck ausgeübt oder Drohungen ausgestoßen werden. Oftmals führt die freundliche, wohlwollende und zugleich bestimmte Kommunikation mit Schuldnern eine Lösung herbei. Dabei werden Zahlungsvereinbarungen gemeinsam angepasst und etwaige Unstimmigkeiten ausgeräumt.
Der Anwalt als letzter Schritt vor dem Gericht …
In wenigen Fällen nutzen auch die emotionslos geäußerten Ansprachen mithilfe von physischen oder digitalen Briefen nichts. Erst wenn sämtliche Möglichkeiten des kaufmännischen Inkassos ausgeschöpft sind, geht Culpa Inkasso den juristischen Weg. Dieser beginnt mit einem anwaltlichen Mahnschreiben. Anträge auf Vermögensauskunft, Mahn- und Vollstreckungsbescheide wären ein weiterer Schritt. Ist der Schuldner immer noch zahlungsunwillig oder zahlungsunfähig, folgt ein gerichtliches Mahnverfahren.
In wenigen Fällen nutzen auch die emotionslos geäußerten Ansprachen mithilfe von physischen oder digitalen Briefen nichts. Erst wenn sämtliche Möglichkeiten des kaufmännischen Inkassos ausgeschöpft sind, geht Culpa Inkasso den juristischen Weg. (Foto: AdobeStock – 36142647 Tran-Photography)
… aber nicht als letzte Möglichkeit
Im Härtefall beantragen Juristen im Namen des Forderungsdienstleisters einen Haftbefehl. Zudem ist ein Langzeitmonitoring von Schuldnern möglich, um das Inkassoverfahren neu einzuleiten, falls er wieder zahlungsfähig wird.
Transparente Beratung als Kennzeichen von Seriosität
Ein seriöser Inkasso-Dienstleister wird vor jeder neuen Mahnstufe abschätzen, wie erfolgreich er sein wird. Das wird er in Beratungsgesprächen gerne seinem Kunden darlegen. Er skizziert verschiedene Szenarien transparent, bis sich die Beteiligten auf die weitere Vorgehensweise einigen.
Forderungen durch Prävention umgehen
Viele Kaufleute kennen die Situation: Die Chancen sind verschwindend gering, dass die Rechnung noch beglichen wird. Also schreibt der Kaufmann sie ab. Dabei entsteht häufig großer Frust. Das muss aber nicht sein, denn durch eine Planung der Liquidität und täglicher Kontrolle werden die Außenstände geringer. Auch hier kann ein Unternehmen wie Culpa Inkasso weiterhelfen. Professionelle Inkasso-Dienstleister sind hier beratend oder aktiv tätig.
Viele Kaufleute kennen die Situation: Die Chancen sind verschwindend gering, dass die Rechnung noch beglichen wird. Also schreibt der Kaufmann sie ab. (Foto: AdobeStock – 102409099 contrastwerkstatt)
Forderungsmanagement auslagern
Ein Unternehmer hat immer auch die Möglichkeit, das gesamte Zahlungs- und Forderungsmanagement auszulagern. In diesem Fall tritt das Unternehmen alle Forderungen an ein Inkasso-Dienstleister ab. Dadurch erspart sich das Unternehmen die Zeit und die Nerven im Umgang mit Rechnungen, Zahlungen und Schuldnern.
Präventives Forderungsmanagement
Noch bevor eine Leistung erbracht wurde oder bevor das Produkt ein Unternehmen verlässt, zeigt eine Prüfung der Kreditwürdigkeit, ob ein Interessent überhaupt in der Lage wäre, die Rechnung zu begleichen. Inkasso-Dienstleister wie Culpa Inkasso bieten solche präventiven Services an, damit Forderungen gar nicht erst entstehen. Freilich muss jedes Unternehmen selbst abschätzen, ab wann solche Prüfungen erfolgen.
Käufer begleichen offene Rechnungen potenziell eher, wenn diese klar und pünktlich gestellt sind. Daher werden manche Rechnungen nicht zu Forderungen, wenn sie entsprechend der Gesetzeslage strukturiert und formuliert werden. Eine professionelle Software fragt automatisch alle erforderlichen Punkte ab. Zudem besteht die Möglichkeit, die Rechnungen selbst zu erstellen.
Sind die Rechnungen geschrieben, muss der Unternehmer auf eine möglichst strukturierte Weise überwachen, ob sie beglichen wurden. Manche Rechnungen werden nur zum Teil bezahlt. Überwacht ein Unternehmen detailliert die Zahlungseingänge und leitet gegebenenfalls ein Verfahren mit Zahlungserinnerungen ein, minimieren sich Zahlungsausfälle weiter.
Führen diese präventiven Maßnahmen nicht zum Erfolg, bleibt noch die Weitergabe an einen Inkasso-Dienstleister. Dieser sollte jedoch so seriös vorgehen, dass die Kundenbeziehung nicht nachhaltig geschädigt wird – falls das Unternehmen den Schuldner weiter als Kunden haben möchte.
Fazit: Professionelles Forderungsmanagement erhöht den Erfolg
Es gibt einige Dinge zu beachten, wenn ein Händler erfolgreich seine Außenstände minimieren möchte. Präventiv, also durch Bonitätsprüfungen oder korrekt gestellte Rechnungen, entstehen zahlreiche Forderungen erst gar nicht. Sind Forderungen da, hilft professionelles Management beim Minimieren der Außenstände. Seriöse Inkasso-Dienstleister wie Culpa Inkasso können das Forderungsmanagement übernehmen, oder es findet bis zu einer gewissen Grenze im Unternehmen statt. Diese Grenze ist dann erreicht, wenn ein juristisches Mahnverfahren erfolgt. Also wenn die Gerichte eingeschaltet werden.
Zahlreiche Unternehmen treten ihre Außenstände sofort an Inkasso-Unternehmen ab. Das hat den Vorteil, dass sie bei vollkommener wirtschaftlicher Sicherheit mehr Zeit für ihre Kunden haben.
ZUSÄTZLICHE INFORMATIONEN:
Kaufmännisches Mahnverfahren vs. Juristisches Mahnverfahren
Als kaufmännisches Mahnverfahren bezeichnet man alle Schritte eines Unternehmens, die darauf abzielen offene Rechnungen beglichen zu bekommen. Hierbei werden keine Gerichte eingeschaltet.
Das juristische oder gerichtliche Mahnverfahren ist die Folge, wenn das kaufmännische Verfahren misslungen ist und keine Zahlung stattfand. Hierfür stellt der Gläubiger einen Antrag bei Gericht. Nun erfolgt jeglicher weiterer Kontakt der beteiligten Parteien über die amtlichen Wege.
