Die Digitalisierung bringt Veränderungen der Aufgaben im Einkauf? Die Beschaffung aller Rohstoffe und Waren, welche das Unternehmen für seine Geschäftstätigkeit benötigt ist geblieben. Doch der Einkauf unterliegt einem steten Wandel.
Aufgaben Einkauf: Neue Herausforderungen warten
Der Einkauf ist eine selbstständige Einheit in Firmen aller Größen und hat sich auch in KMU etabliert. Doch er unterliegt einem Strukturwandel, der vor allem auf die zunehmende Digitalisierung zurückzuführen ist. Das Beschaffungsportfolio ändert es, außerdem sind die Partner einer Lieferkette enger miteinander vernetzt. Hinzu kommt die Verfügbarkeit von Daten in Echtzeit, was neue Chancen für diesen Unternehmensbereich bedeutet.
Global Player stehen schon lange vor der Aufgabe, die Beschaffung nachhaltig zu fördern, doch nun trifft das auch auf KMU zu, vor allem bei denen, die auf eine hohe Qualität der Vorprodukte angewiesen sind. Der Maschinen- und Anlagenbau, der pharmazeutische Bereich sowie der Automotiv-Bereich sind Beispiele für Branchen, in denen der Einkauf ein hohes Ansehen genießt, in denen es aber auch in verstärktem Maße auf die Zuverlässigkeit der Vorlieferanten ankommt. Die Aufgaben Einkauf: Bedarfe erkennen und Lösungen finden!
Aufgaben Einkauf: Dazu dient der Einkauf
Die Begriffe „Einkauf“ und „Beschaffung“ werden in den meisten Fällen synonym verwendet. Sie bezeichnen alle Prozesse, die mit der Versorgung des bedürftigen Unternehmens mit sogenannten Inputfaktoren einhergehen. Es geht um die Ermittlung des Bedarfs, um die Entscheidung, ein Produkt liefern zu lassen oder selbst herzustellen sowie um das Lieferantenmanagement. Der Einkauf umfasst aber auch die Bestellung beim Lieferanten, die gesamte Abwicklung der Bestellung und den Lieferabruf. Per Definition geht es beim Einkauf um die Beschaffung aller nötigen Faktoren, um den Betriebsprozess aufrechterhalten zu können. Diese Faktoren sind in der Regel in der Firma selbst nicht verfügbar.
Welche Aufgaben im Einkauf? Er soll für die Waren sorgen, die das Unternehmen für seine Geschäftstätigkeit braucht. (#01)
Aufgaben Einkauf: Organisation ist alles
Der Wandel im Einkauf lässt sich auch an den erhöhten Anforderungen an die Organisation im Einkauf ablesen. Hier fand eine enorme Weiterentwicklung statt, denn die Unterscheidung zwischen operativen und strategischen Einkäufen war früher nicht nötig. Heute bezieht der operative Einkauf alle verwalterischen und ausführenden Einkaufstätigkeiten mit ein.
Die strategischen Vorgänge in diesem Bereich hingegen drehen sich um langfristige Aufgaben:
- Marktforschung,
- Lieferantenmanagement,
- Umsetzung einer Einkaufsstrategie
- und Verhandlungen mit Lieferanten
- und zu Rahmenlieferverträgen.
Der operative Einkauf hingegen setzt unter anderem auf die:
- Bestellabwicklung
- und Bearbeitung von Reklamationen,
- auf die Rechnungsprüfung
- und die Koordination von Terminen.
Zu den Aufgaben im Einkauf gehören auch Ware mit Mängeln an die Firma zurückzuschicken.(#02)
Aufgaben Einkauf: Wandel zum strategischen Einkauf
Bei genauer Beobachtung lässt sich erkennen, dass der Einkauf einem Wandel unterliegt. Die Entwicklung vom operativen zum strategischen Einkauf ist bereits seit einigen Jahren in vollem Gange. Das bringt mit sich, dass die Betriebe deutlich wertschöpfungsorientierter arbeiten. Der Einkauf selbst gilt nicht mehr nur als Kostenfaktor, die Mitarbeiter des Einkaufs stellen kein leicht ersetzbares Personal dar.
Vielmehr findet ein Umdenken statt, bei dem der Einkauf als Faktor für mehr Erfolg gesehen wird. Des Weiteren agieren die Groß- und Kleinunternehmen prozessorientierter, was wiederum durch digitale Prozesse stark unterstützt wird. Es werden mehr elektronische Tools eingesetzt, die bei der Beschaffung hilfreich sind und die mehr Raum für strategische Tätigkeiten lassen.
Aufgaben Einkauf: Veränderungen in den Lieferantenbeziehungen
Auffällig ist auch, dass sich die Beziehungen zu den Lieferanten ändern, denn nicht mehr nur der Preis ist ein ausschlaggebendes Kriterium für die Zusammenarbeit.
Der Lieferant wird in seiner Gesamtheit beurteilt, hier fließen auch die folgenden Faktoren mit ein:
- Nähe zur eigenen Firma
- Termintreue
- Qualität der Lieferungen
- kurzfristige Umsetzbarkeit von Kundenwünschen
- Möglichkeit individueller Absprachen
- persönliche Zusammenarbeit
Sogar Faktoren wie Sympathie und Kommunikation fließen bei der Auswahl der Lieferanten jetzt mit ein. Es geht eher darum, eine partnerschaftliche Zusammenarbeit zu erreichen, was ebenfalls als strategische Ausrichtung des Einkaufs bzw. der Einkaufsabteilung gesehen werden kann.
Video: Praxistagung: Einkauf und Beschaffung (Akademie Herkert)
Aufgaben Einkauf: Entwicklung zu hybrider Einkaufsorganisation
Auf der einen Seite stand immer die dezentrale Einkaufsorganisation, auf der anderen die zentrale Organisation. Bei der dezentralen Variante besitzt jeder Standort eines Unternehmens seine eigene Einkaufsabteilung und agiert, ohne sich mit den anderen Einheiten abzustimmen oder auszutauschen. Die Entscheidungswege sind damit kürzer, denn eine Abstimmung ist nicht nötig. Damit wiederum sind auch Lieferzeiten kürzer. Nachteilig ist jedoch, dass es zusätzliches Potenzial durch die Bündelung der Ressourcen gibt und dass die einzelnen Einheiten nicht transparent agieren. Die Beschaffungsaktivitäten lassen sich nicht durchschauen oder überblicken.
Bei der zentralen Einkaufsorganisation wird der Einkauf an einer zentralen Stelle des Unternehmens vorgenommen, es gibt keine Aufspaltung auf einzelne Filialen oder Einheiten. Damit sind sämtliche Beschaffungsaktivitäten an einem Ort gebündelt, was wiederum zu Preisvorteilen und mehr Transparenz führt. Dafür ist aber der Abstimmungsaufwand um einiges höher, außerdem gibt es kaum Kontakt zu internen Kunden.
Die Weiterentwicklung zu einer hybriden Einkaufsorganisation ist mittlerweile in fast allen Betrieben sichtbar. Sie präsentiert sich als eine Mischung aus zentraler und dezentraler Organisation und weist in der Regel einen Lead Buyer auf. Dieser übernimmt die Verantwortung für die Beschaffung einer bestimmten Ware oder Produktgruppe, möglich ist auch die Konzentration des Lead Buyers auf ein Marktsegment. Er entwickelt Warengruppenstrategien und erschließt neue Bündelungspotenziale, die sich aus jedem einzelnen Unternehmensbereich und jeder Einheit des Unternehmens ergeben. Für die Mitarbeiter gibt es damit einen Ansprechpartner, der sich als Experte auf diesem Gebiet ausweist und in allen Fragen rund um den Einkauf eines Produkts oder einer Warengruppe aussagefähig ist.
Die Entscheidung für die hybride Einkaufsorganisation hängt vor allem von der Größe des Unternehmens und der Anzahl der Standorte ab. Ein Einzelunternehmen ohne Zweigstelle steht gar nicht vor der Frage, ob die Einkaufsorganisation in der vorliegenden Art sinnvoll ist oder optimiert werden könnte. Doch auch hier gibt es eine Veränderung, die wirklich vor keinem Unternehmen (egal, wie groß oder klein) haltgemacht hat: Die Beschaffung findet jetzt online statt!
Heute erfolgen Bestellungen online und das Resultat aus diesem Wandel ist ein IT-optimierter Einkauf. (#03)
Aufgaben Einkauf: Ohne Internet geht nichts mehr
Wer kann sich heute noch vorstellen, im Katalog zu blättern und per Hand einen Bestellschein auszufüllen? Schon allein aus Kostengründen und Gründen der Effektivität wird so etwas in keinem Unternehmen mehr praktiziert. Heute erfolgen Bestellungen online und das Resultat aus diesem Wandel ist ein IT-optimierter Einkauf.
Wichtig zu wissen ist dabei, dass rund 43 Prozent des Umsatzes als Beschaffungsvolumen der Firmen angenommen werden. Verständlich also, dass immer wieder nach Optimierungspotenzialen gesucht wird, wobei diese vor allem im strategischen Bereich liegen. Die meisten Firmen setzen mittlerweile bereits auf IT-Unterstützung bei der Analyse der Beschaffungsmärkte oder zur Entwicklung der Marktstrategie. Auch die Risikobewertung der Lieferanten erfolgt mit speziellen Tools.
Aufgaben Einkauf: Ein Klick und die Ware ist bestellt
Nun ist der Einkauf in einem Produktionsunternehmen natürlich vom Onlineshopping zu unterscheiden, das alle von zu Hause kennen. Gerade bei großen Teilen, Rohstoffen oder Produkten der Zulieferer geht es selten mit einer reinen Katalogbestellung ab. Meist sind Absprachen mit den Lieferanten nötig, die per Mail oder Telefon getroffen werden. Es gibt kaum ein einfaches Onlineformular, das zur Bestellung ausgefüllt wird, die genauen Abmaße und Stückzahlen werden individuell beraten und als Order aufgenommen.
Dennoch geht auch hier nichts ohne das Internet und der sogenannte „Einkauf 4.0“ hat längst in den Firmen Einzug gehalten. Gerade bei Produkten, die nicht dem Standard entsprechen und explizit für den Besteller gefertigt werden, kommt es auf eine besondere Lieferantenzuverlässigkeit und –bindung an. Wer sich als Unternehmer darauf verlassen kann, dass der Zulieferer wie besprochen liefert, kann seinerseits wiederum Zugeständnisse gegenüber eigenen Kunden machen sowie Absprachen treffen.
Video: Was sind die Aufgaben der Beschaffungsplanung?
Aufgaben Einkauf: Vernetzung fördern
Aus den vorgenannten Punkten ergibt sich die Tatsache, dass der Einkauf im Unternehmen vielfältige Aufgaben übernehmen muss und dass es im Hinblick auf die zunehmende Digitalisierung vor allem auf eine gute Vernetzung ankommt. Aufgaben Einkauf: Lieferanten und Firmen zusammenführen, jederzeit für Rückfragen von beiden Seiten zur Verfügung stehen und dabei auskunftsfähig sein. Das zeigt, dass der Einkauf als zentrale Stelle ebenso sach- und fachkundig sein muss wie organisatorisch geschickt und strategisch denkend.
Der Einkauf präsentiert sich heute mehr denn je als Schaltzentrale und Vermittler für alle an einem Prozess beteiligten Seiten, als Ansprechpartner und fachkundiger Experte. Dies wiederum erklärt, warum ein Einkäufer nicht nur Verhandlungsgeschick mitbringen muss, sondern warum er auch die Produkte des eigenen Unternehmens kennen sollte. Er muss wissen, was für das eigene Unternehmen wichtig ist, was Produktspezifikationen sind und worauf es bei Zulieferteilen ankommt.
Ein wenig ist der professionelle Einkäufer die berühmte eierlegende Wollmilchsau, auf die alle spekulieren. Dieser Anspruch auf vielfältige Fähigkeiten des Einkäufers lässt sich aber nur umsetzen, wenn dieser mit allen Prozessen im Unternehmen ebenso vertraut ist wie mit den Eigenheiten der verschiedenen Zulieferer. Wenn Einkäufer und Firma zusammengewachsen sind!
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