In der Finanzbuchhaltung jedes Unternehmens spielt die Debitorenbuchhaltung eine wichtige Rolle, denn sie übernimmt die Verbuchung aller Geschäftsvorfälle, die Kunden oder Geschäftspartner betreffen. Das Forderungsmanagement ist eng mit der Debitorenbuchhaltung verbunden.
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In der Debitorenbuchhaltung werden Forderungen verwaltet (Video)
Die beiden Begriffe Kreditoren und Debitoren werden von Gründern und Laien in der Finanzbuchhaltung oft verwechselt.
Dabei ist es im Prinzip leicht zu behalten:
- Kreditoren geben Kredit: Unternehmen, Banken, Personen, die Forderungen an Ihr Unternehmen haben
- Debitoren schulden Ihrem Unternehmen etwas für die Inanspruchnahme einer Dienstleistung, die Lieferung einer Ware etc.
Die Debitorenbuchhaltung erfasst und verwaltet somit die Forderungen gegenüber den Kunden des Unternehmens. Das umfasst auch die Beziehungen zu Geschäftspartnern, etwa wenn Gutschriften erfolgen. Abhängig von der Art des Unternehmens und den angebotenen Produkten bzw. Dienstleistungen, stehen den Kunden in der Regel unterschiedliche Zahlungsmöglichkeiten zur Verfügung, wenn sie die Rechnung für besagte Leistung erhalten. Je nach Unternehmenspolitik kann dem Kunden dabei entweder die Zahlung auf Zahlungsziel (also nach einer bestimmten Zahlungsfrist) oder gegen Vorkasse eingeräumt werden.
Zu den üblichen Zahlungswegen gehören in Deutschland vor allem:
- Barzahlung bei Übergabe
- Nachnahme bei Lieferung
- Überweisung (vorab oder auf Zahlungsziel)
- Lastschrift (in der Regel nach Lieferung)
- per Kreditkarte
- per Verrechnungsscheck (nicht mehr zeitgemäß)
- über Bezahldienste (z. B. PayPal)
Welche Zahlungswege man dem Kunden einräumt, ist also abhängig vom Service, den man bieten möchte. Ein Lieferdienst für Pizza geht hierbei sicherlich anders vor als ein Industrieunternehmen, das schwere und teure Maschinen auf Bestellung fertigt. Die sich aus der Leistung ergebende Forderung legt den Geldbetrag in der Rechnung fest, der durch den Debitoren geschuldet wird. Um einen Anreiz für schnelle Zahlung zu bieten, räumen manche Firmen ihren Kunden den Abzug von Skonto bei Barzahlung bzw. sehr schneller Überweisung ein.
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Debitorenbuchhaltung im Steuerrecht
Der Bilanzbuchhalter muss bei der Debitorenbuchhaltung die im Steuerrecht vorgegebenen Regeln einhalten. Forderungen werden nach diesen Richtlinien auf Kontokorrentkonten oder Debitorenkonten verwaltet. Die Verbuchung findet in einem sogenannten Nebenbuch statt. Es gibt in der Debitorenbuchhaltung Konten für Gruppen und Einzelkunden.
Ob man die Debitoren in einer Gruppe und einem gemeinsamen Konto zusammenfasst, hängt von der internen Verwaltung in der Finanzbuchhaltung und der Kundenstruktur der Firma ab. Während die meisten Konten vor allem den Dokumentationszwecken im Steuerrecht dienen, hat die Debitorenbuchhaltung eine praktische Funktion, denn sie dient dem Forderungsmanagement, also dem Eintreiben ausstehender Zahlungen bei Kunden. Die Auswertung der dort erhobenen Informationen dient darüber hinaus der Planung im Unternehmen, denn die Zahlungsmoral der Kunden wirkt sich auf die eigene Zahlungsfähigkeit gegenüber den Kreditoren natürlich mehr oder weniger direkt aus.
Die Debitorenbuchhaltung erfasst die Zahlungsmoral der Kunden
Die Zahlungsmoral der Debitoren ist für Unternehmen immer ein wichtiger Faktor. Zahlen die Kunden nicht, weist der Bilanzbuchhalter früher oder später ein Liquiditätsproblem aus und der Kreditorenbuchhalter kann die Rechnungen von Fremdfirmen nicht mehr bezahlen. Damit es nicht soweit kommt, wird das Forderungsmanagement immer wichtiger. Ausstehende Zahlungen müssen über die Daten der Debitorenbuchhaltung eingetrieben werden.
Der Trend zu einer schlechteren Zahlungsmoral treibt immer mehr Unternehmen dazu, von ihren Endkunden Vorkasse zu verlangen. Gerade in Deutschland ist dies gängige Praxis, wenngleich es aus Verbrauchersicht alles andere als bequem und kundenfreundlich ist. Etwas anders sieht es beim reinen B2B-Geschäftsverhältnis aus, denn hier ist die Einräumung von Zahlungszielen üblich.
In Deutschland räumen Unternehmen bei 73 Prozent ihres Jahresumsatzes Zahlung auf Ziel ein, nur bei 27 Prozent wird Vorkasse verlangt. Weltweit beträgt das Verhältnis 57 % zu 43 %. Im europäischen Vergleich sieht es ähnlich aus, das steht es 63 % zu 37 %. Damit aus einem etwaigen Zahlungsverzug bei schlechter Zahlungsmoral kein Verlust entsteht, ist das Eintreiben der Forderungen also essentiell für das Überleben jedes Unternehmens.
Um einen Anreiz für schnelle Zahlung zu bieten, räumen manche Firmen ihren Kunden den Abzug von Skonto bei Barzahlung bzw. sehr schneller Überweisung ein.(#01)
Braucht man Spezialisten für die Debitorenbuchhaltung?
Nicht alle Unternehmen wickeln die Finanzbuchhaltung intern ab – gerade kleinere Firmen und Existenzgründer lassen dies über Steuerberater laufen. Einen Bilanzbuchhalter beschäftigen in der Regel nur größere Unternehmen. Hinsichtlich des effizienten Forderungsmanagements kann man nun verschiedene Wege gehen. Entweder hat man eine eigene Abteilung (die häufig auch über einen eigenen Debitoren- bzw. Kreditorenbuchhalter verfügt) oder lagert das Inkassowesen an Fremdfirmen aus, die ausstehende Forderungen eintreiben.
Das ist zwar bequemer, verursacht aber Kosten, da Inkassounternehmen auf Provision arbeiten. Ein anderes Modell ist die komplette Abtretung der Forderungen an Inkassofirmen. Somit hat das Unternehmen die Forderung quasi „vom Hals“, muss sich aber mit einem deutlich geringeren „Abtretungswert“ der Forderung zufriedengeben.
Dem gegenüber stehen die Kosten für einen eigenen Debitoren- und Kreditorenbuchhalter, der sich um das Forderungswesen kümmert. 2019 kann eine entsprechend qualifizierte Fachkraft ein Bruttoeinkommen von durchschnittlich 35.520 Euro im Jahr erzielen. Dabei spielt die Größe des Unternehmens allerdings durchaus eine Rolle – bei größeren Firmen ist der Jahresverdienst in der Finanzbuchhaltung generell höher, weil Aufwand und Verantwortung entsprechend sind.
Generell unterscheidet man im Mahnwesen zwischen:
- außergerichtlich und
- gerichtlich.
Am Beginn steht zunächst die außergerichtliche Mahnung, um Kunden nicht sofort vor den Kopf zu stoßen. Viele Forderungen lassen sich mit einer oder zwei Zahlungserinnerungen bereits effektiv eintreiben. Nach wie vielen Mahnstufen das Unternehmen zur gerichtlichen Durchsetzung der Forderung wechselt, ist branchen- und unternehmensabhängig.
Können einfache Zahlungserinnerungen noch recht unbürokratisch und einfach durchgeführt werden, ist für das gerichtliche Mahnverfahren Sachkenntnis erforderlich. Diese findet man in der eigenen Debitorenbuchhaltung, beim Rechtsanwalt oder bei externen Inkassounternehmen. Das gerichtliche Mahnwesen birgt ebenfalls ein Kostenrisiko, denn die Kosten für den Mahnbescheid müssen zunächst vom Unternehmen vorgestreckt werden.
Die Erstattung muss dann beim Debitor zusammen mit der eigentlichen Forderung durchgesetzt bzw. ggf. vollstreckt werden. Welchen Weg das Unternehmen geht, ist also eine Organisations- und Kostenfrage, die man pauschal nicht beantworten kann.
Die Verbuchung und Verwaltung von Forderungen führt dazu, dass die Debitorenbuchhaltung zahlreiche Informationen sammelt. Am wichtigsten ist hierbei die Summe der offenen Zahlungen.(#02)
Debitorenbuchhaltung als Informationsquelle in der Finanzbuchhaltung (Video)
Die Verbuchung und Verwaltung von Forderungen führt dazu, dass die Debitorenbuchhaltung zahlreiche Informationen sammelt. Am wichtigsten ist hierbei die Summe der offenen Zahlungen. Prognosen zur Liquidität und den Auswirkungen auf anstehende Investitionen im Unternehmen sind von diesen Informationen abhängig. Sie bilden somit eine wichtige Entscheidungsgrundlage für die Unternehmensführung. Als Nebeneffekt gewinnt man Erkenntnisse über die Zahlungsmoral der Debitoren.
Müssen Forderungen bei bestimmten Kunden immer wieder angemahnt werden, könnte (insbesondere bei B2B-Kunden) eine Insolvenz drohen. Damit man dann keinen größeren Schaden verbuchen muss, ist ein möglichst frühes Erkennen solcher Gefahren sehr wichtig. Zudem kann man durch bestimmte vertragliche Regelungen das Forderungsmanagement optimieren und die Gefahr von Zahlungsausfällen minimieren. Durch spezifische Regelungen in den Lieferbedingungen (Eigentumsvorbehalt) kann man beispielsweise das Insolvenzrisiko begrenzen.
Video: Ganzheitliches Forderungsmanagement
Scoring in der Debitorenbuchhaltung
Die klare Festlegung individueller Kreditlimits bzw. Lieferung gegen Anzahlung oder Vorauskasse gehört ebenso zum Forderungsmanagement wie die Überprüfung der Bonität von Vertragspartnern mittels Scoring. Diese Beurteilung des Ausfallrisikos ist nicht nur für Banken interessant, die Kredite an Verbraucher und Unternehmen vergeben, sondern eben auch für Lieferanten, die Waren und Dienstleistungen verkaufen.
Ein internes Scoring der Debitorenbuchhaltung ist relativ einfach durchzuführen. Auf Grundlage der vorliegenden Stammdaten der Debitorenkonten kann man leicht ablesen, welche Waren der Kunde in der Vergangenheit gekauft hat und ob die Rechnungsbegleichung fristgerecht erfolgte.
War die Zahlungsmoral in der Vergangenheit schlecht, macht es Sinn, eventuell nur noch gegen Vorkasse zu liefern. Liegen keine internen Daten vor oder sind diese nicht aussagekräftig, kann man externe Dienstleister mit dem Scoring beauftragen. Bekanntestes Beispiel hierfür ist sicherlich die SCHUFA, doch es gibt auch zahlreiche andere Scoring- und Factoring-Dienstleister, die eine Bewertung der Kreditwürdigkeit von Kunden und Geschäftspartnern vornehmen können.
Zusammengefasst: Die wichtigsten Aufgaben der Debitorenbuchhaltung
Neben dem Forderungsmanagement und der Risikoeinschätzung ist die wichtigste Aufgabe der Debitorenbuchhaltung die Verwaltung der Konten sämtlicher Kunden. Der Debitorenbuchhalter legt dafür neue Kundenkonten an. Auf diesen werden sämtliche Zahlungen verbucht, gleichzeitig sind offene Positionen jederzeit ersichtlich.
Finanzprobleme sicher erkennen
Die Debitorenbuchhaltung ist vor allem für die Ermittlung von Informationen wichtig. Dementsprechend ist diese Abteilung der erste Ansprechpartner, wenn es um die Einschätzung der finanziellen Situation des Unternehmens geht. Anfragen bezüglich noch offener Forderungen gehen an das Debitorenmanagement. Solche Informationen sind zum Beispiel wichtig, wenn es um die Einschätzung der Liquidität bzw. die Suche nach einer Verbesserung derselben geht. Ausbleibende Zahlungen von Kunden können zu wirtschaftlichen Problemen des Unternehmens führen, welche wiederum durch das Forderungsmanagement ausgeglichen werden können.
Die in der Debitorenbuchhaltung beschäftigten Mitarbeiter sind in dem Zuge dafür zuständig, Kunden an Zahlungen zu erinnern. Sie übernehmen damit das Mahnwesen und leiten offene Rechnungen notfalls an die Inkassoabteilung weiter. Meist werden bis zu drei Mahnungen verschickt, ehe das Inkassobüro zum Zuge kommt.
Dies ist erst der Fall, wenn der Debitor gar nicht reagiert und alle Bemühungen, noch offene Beträge einzutreiben, fruchtlos scheitern. Ist kein separates Inkassobüro für das betreffende Unternehmen tätig, wird sich die Debitorenbuchhaltung an einen entsprechenden Rechtsanwalt wenden, um erst einmal außergerichtliche Schritte einzuleiten. Verlaufen auch diese im Sande, wird eine Klage vor Gericht folgen.
Die Debitorenbuchhaltung hat demnach das Ziel, dass andere Firmen bzw. die Kunden ihre Schulden beim Unternehmen begleichen. Damit wird der Gegensatz zum Kreditorenbuchhalter deutlich: Dieser möchte, dass Lieferanten des Unternehmens ihr Geld fristgemäß bekommen und das Unternehmen selbst nicht in der Schuld der Lieferanten steht.
Klärungskonten prüfen als weitere Aufgabe
Auf einem Klärungskonto finden sich Zahlungen wieder, die aktuell nicht zugeordnet werden können. Das heißt, es handelt sich um Zahlungen, die zu keinem offenen Posten gehören und aktuell scheinbar grundlos vorliegen. Sie werden auf dem Klärungskonto verbucht und warten auf die spätere Überprüfung.
Normalerweise werden eingehende Buchungen auf diesen Konten verbucht:
- Konto für Werbekosten
- Konten für Raumkosten
- Konten für Werkzeugkosten
- Konten für Einnahmen
Die genannten Konten stellen lediglich Beispiel dar und können je nach Art des Unternehmens abgeändert oder erweitert werden. Geht nun eine Zahlung ein, die weder einem Konto noch einer offenen Position zuzuordnen ist, muss diese auf dem Klärungskonto gebucht und später überprüft werden. Somit ist es möglich, Rückbuchungen zu identifizieren. Diese Überprüfung nimmt viel Zeit in Anspruch, denn der Debitorenbuchhalter muss genau prüfen, welche Zahlungen im Einzelnen noch offen sind und ob die jeweiligen Summen mit den offenen Positionen übereinstimmen. Danach erfolgt die richtige Zuordnung zu den Konten.
Aufgaben des Debitorenbuchhalters
Aus den vorgenannten Aspekten ergibt sich das Berufsbild des Debitorenbuchhalters. Er befasst sich mit den Forderungen an die Schuldner des Unternehmens und achtet darauf, dass diese ihren finanziellen Verpflichtungen nachkommen. Sie verwalten die Debitoren, was heute meist in einer Datenbank geschieht. Sie erfassen und prüfen eventuell vorliegende Außenstände und sorgen dafür, dass diese beglichen werden. Außerdem strengen sie gerichtliche und außergerichtliche Mahnverfahren an.
Debitorenbuchhalter müssen überdies mit ihren Daten zu den Abschlüssen im Monat, Quartal und Jahr beitragen, sie sind damit direkt an der Erstellung der Gewinn- und Verlustrechnung des Unternehmens beteiligt. Überdies sind sie die wichtigsten Ansprechpartner der Unternehmensleitung zu allen Fragen bezüglich der Firmenliquidität.
Fazit: Die Debitorenbuchhaltung verwaltet sämtliche Forderungen des Unternehmens
Ohne Debitorenbuchhaltung würde ein Unternehmen schnell den Überblick über seine Forderungen verlieren. Je größer eine Firma, desto komplexer die Anforderungen. Größere Unternehmen beschäftigen daher häufig eigene Debitorenbuchhalter, die sich um alle Belange des Forderungswesens kümmern. Insbesondere das Eintreiben von ausstehenden Zahlungen gehört zu deren Aufgaben, aber auch die Bereitstellung von Informationen an die Unternehmensleitung, mit deren Hilfe wichtige Entscheidungen und Planungen getroffen werden können.
Um das Risiko von Zahlungsausfällen zu reduzieren, kann die Anwendung von Scoring zur Prüfung der Bonität von Neu- und Bestandskunden angewendet werden. Gegebenenfalls lohnt sich die Auslagerung des Forderungsmanagements an externe Dienstleister.
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