Handelsvertreter: Vertrag, Rechte und Pflichten

Das Handelsgesetzbuch definiert in §84 Abs. 1, was ein Handelsvertreter ist. Gerade rechtlich gesehen bieten sich bei dieser Tätigkeit einiges Stolperfallen, weshalb im Vertrag auch die Rechte und Pflichten genannt sein sollten.

Handelsvertreter schließen Geschäfte ab

Handelsvertreter sind selbstständig tätig und gelten als Gewerbetreibende. Sie agieren für einen anderen Auftraggeber und können im Namen ihres Auftraggebers Geschäfte abschließen oder vermitteln, so erlaubt es das Handelsgesetzbuch. Er ist damit kein Kaufmann, denn dieser schließt Geschäfte auf eigenen Namen und auf eigene Rechnung ab.

Einen Unterschied gibt es auch zum Kommissionär, denn dieser agiert ebenfalls auf fremde Rechnung, dennoch aber auf eigenen Namen. Ein Handlungsreisender hingegen ist nicht auf eigene Rechnung tätig, sondern arbeitet angestellt für ein Unternehmen. Als weitere Unterscheidungsform gibt es den Handelsmakler, der im Gegensatz zum –vertreter nicht dauerhaft für einen oder wenige Unternehmen tätig ist.

Der Handelsvertreter arbeitet also selbstständig
führt eigene Geschäftskonten,
muss Bilanzen erstellen
und allerlei verschiedene Organisationsaufgaben erledigen.

Der Handelsvertreter ist zum mindestens teilweise für eine eigene IT-Infrastruktur verantwortlich und muss sich mit Themen beschäftigen, welche in einer festen Anstellung nicht notwendig sind. Somit stellen Handlungsvertreter die IT-Abteilungen auch vor spezielle Herausforderungen, denn die Hard- und Software der Handlungsvertreter muss in vielen Fällen in die Unternehmens-IT integriert werden und könnte ein Sicherheitsrisiko darstellen.

Es müssen Entscheidungen getroffen werden, wie z.B. die Mobiltelefone in das Unternehmensnetzwerk integriert werden oder welche Daten für den externen Mitarbeiter freigegeben werden.

Der Handelsvertreter arbeitet also selbstständig, führt eigene Geschäftskonten, muss Bilanzen erstellen und allerlei verschiedene Organisationsaufgaben erledigen. Er kann dafür die moderne Technik nutzen, die ständig an automatisierten Vorgängen arbeitet bzw. diese weiterentwickelt.(#01)

Verschiedene Arten von Handelsvertretern

Handelsvertreter lassen sich in verschiedenen Gruppen einteilen:

Art des Handelsvertreters	Charakteristika
Einkaufs- und Verkaufsvertreter	Normalerweise differenziert das Gesetz nicht, ob es sich um einen Vertreter auf der Einkaufs- oder auf der Verkaufsseite handelt. Vertraglich sollte der genaue Aufgabenbereich aber immer festgehalten sein.
Vermittlungsvertreter und Abschlussvertreter	Der Abschlussvertreter hat die Vollmacht, den Vertrag für seinen Auftraggeber mit Außenwirkung zu schließen. Der Vermittlungsvertreter darf das nicht. Das Unternehmen muss das Geschäft dann im Nachhinein autorisieren, ansonsten haftet der Vertreter dafür. Der Unternehmer kann dem Geschäft widersprechen, unterlässt er das, muss er es gelten lassen. Diese Regelung gilt allerdings auch für Abschlussvertreter, wenn sie ein Geschäft schließen, für das sie nicht bevollmächtigt waren.
Hauptvertreter und Untervertreter	Der Handelsvertreter darf eigene Vertreter bestellen, dies regelt das Handelsgesetzbuch in § 84 Abs. 3. Es entstehen abgestufte Handelsvertreterverhältnisse, diese unterliegen dem Handelsvertreterrecht.
Bezirksvertreter	Dem Vertreter ist ein bestimmter Bezirk zugeordnet und damit ein fester Kundenkreis. Das Handelsrecht sieht dabei eine Besonderheit vor: In § 87 Abs. 2 das HGB wird beschrieben, dass der Bezirksvertreter auch dann Anspruch auf seine Provision hat, wenn in seinem Bezirk Geschäfte mit seinem Kundenkreis geschlossen werden, ohne dass seine Person selbst beteiligt war.
Alleinvertreter	Diese Art von Vertreter bekommt von seinem Unternehmen einen verstärkten Kundenschutz zugesichert und er kann beanspruchen, dass seine auftraggebende Firma weder selbst noch durch andere Vertreter in seinem Bezirk tätig wird.
Einfirmenvertreter und Mehrfirmenvertreter	Der Einfirmenvertreter vertritt nur ein Unternehmen, wobei dieses meist ein umfassendes Sortiment hat und der Vertreter damit ausgelastet ist. Der Mehrfirmenvertreter hingegen vertritt verschiedene Firmen mit unterschiedlichen Produkten. Hier gilt allerdings das Konkurrenzverbot.

Daraus lässt sich ableiten, was im Vertrag des Handelsvertreters enthalten sein muss. Unbedingt zu regeln ist der Umfang der Vertretung, auch die Rechte und Pflichten müssen vertraglich festgehalten werden. Dabei geht es um die beiderseitigen Rechte und Pflichten, denn es ist nicht nur relevant, was jemand im Außendienst darf oder nicht darf, sondern auch, woran sich der Unternehmer und Auftraggeber halten muss.

Des Weiteren sind die Regelungen zur Provision ebenso aufzuführen, wie die Dauer des Vertrags genannt sein muss. Darüber hinaus nennt die IHK Frankfurt am Main, von der auch ein Muster eines Handelsvertretervertrags zum Download bereitsteht, eine Liste von Anhängen, die dem Vertrag unbedingt beigefügt werden sollten.

Dazu zählt die Gebietskarte, aber auch eine Liste der Vertragsprodukte sollte vorhanden sein. Darüber hinaus ist die Preisliste aufzuführen, es sollte eine Kundenliste und eine Liste zu den Unterlagen, die der Vertreter ausgehändigt bekommen hat, vorhanden sein.

Ein selbstständiger Handelsvertreter ist im Außendienst tätig und kümmert sich sowohl um Bestandskunden als auch um das Einwerben von Neukunden.(#02)

Die rechtliche Stellung des Handelsvertreters

Ein selbstständiger Handelsvertreter ist im Außendienst tätig und kümmert sich sowohl um Bestandskunden als auch um das Einwerben von Neukunden. Zugrunde liegt nach dem Handelsrecht ein „Geschäftsbesorgungsverhältnis“ zwischen dem Unternehmen und dem Vertreter, wobei kein Einzelgeschäft vermittelt oder abgeschlossen wird. Meist geht es um eine Vielzahl von Abschlüssen oder Vermittlungen, wobei die Zahl unbestimmt ist.

In jedem Fall ist der Vertrag auf Dauer angelegt. Der Vertreter ist entsprechend seines Vertrages in Absatz und Vertrieb des Unternehmens integriert. Hieraus ergeben sich zahlreiche Rechte und Pflichten, die der Handelsvertreter ebenso wie das auftraggebende Unternehmen berücksichtigen muss.

Zu den Pflichten des Handelsvertreters gehört:

Wahrung der Interessen des auftraggebenden Unternehmens
aktives Bemühen um Abschluss und Vermittlung von Geschäften
Wahrung der Informationspflichten gegenüber dem Unternehmen
Einhaltung des Wettbewerbsverbots
eventuell nachverträgliches Wettbewerbsverbot einhalten

Der Handelsvertreter hat natürlich auch verschiedene Rechte:

Recht auf Information
Recht auf Herausgabe von Unterlagen und Materialien für die Geschäftstätigkeit
Anspruch auf Provisionszahlung
Recht auf Ausgleichsanspruch nach Ende des Vertrags

Das letztgenannte Recht wird in § 89 b des Handelsgesetzbuches geregelt und lautet in dieser Form, weil der Vertreter an der Schaffung eines umfassenderen und angepassten Kundenstamms für das Unternehmen beteiligt war. Er muss daher eine Sondervergütung bekommen, die diesem Fakt Rechnung trägt und ihn für seine Arbeit entlohnt. Der sogenannte Ausgleichsanspruch kann nicht im Vorfeld durch den Vertrag ausgeschlossen oder beschränkt werden!

Viele Unternehmen versuchen, diesen Punkt zu umgehen und den Vertreter um seine Sondervergütung zu bringen, was in der anwaltlichen Praxis nur allzu häufig anzutreffen ist.

Diese Regelungen umfasst der Handelsvertretervertrag

Der Vertrag regelt das rechtliche Verhältnis zwischen dem Unternehmen und dem Handelsvertreter, wobei zu beachten ist, dass es keine gesetzlichen Vorgaben hinsichtlich der Form des Vertrags gibt. Es herrscht Formfreiheit. Dennoch gilt die im Zivilrecht häufig anzutreffende Vertragsfreiheit nicht, sie wird im Handelsvertretervertrag eingeschränkt. Sonderregelungen zu den Handelsvertreterverhältnissen können in Einzelfällen angepasst werden.

Die folgenden Klauseln sollten sich in jedem Vertrag befinden und entsprechen den Vorgaben, die das Handelsrecht vorsieht und die sich weder um Kompetenzen des Handelsvertreters drehen noch berücksichtigen, ob jemand aus dem Vertrieb kommt und Neukunden oder Bestandskunden einwerben möchte:

rechtliche Stellung des Vertreters, eventuell Eingrenzung auf eine Region (z. B. Bezirksvertreter für …)
möglicher Einsatz eines Untervertreters oder eines Erfüllungsgehilfen
Beschreibung der Produkte für den Vertrieb
Wettbewerbsverbot und Exklusivität
Pflicht zum Führen eines Umsatz- und Kundenverzeichnisses
Übernahme des bereits bestehenden Kundenstammes
Pflicht zur Vermittlung von Aufträgen oder Produkten und zur Kundenpflege
mögliche Nutzung von Marken und Firmennamen sowie Schutzrechten des Unternehmens
Regelungen zur Haftung auf beiden Seiten
Informationspflichten beider Seiten
Verschwiegenheitspflichten
Mitwirkungspflichten und Pflicht zur Unterstützung durch den Unternehmer
Regelungen zur Provision (Höhe, Voraussetzungen, Abrechnung, Wegfall)
Pflicht zur Beachtung der Bonität von Kunden
Erstattung von Auslagen
Vertragsdauer und Kündigungsmöglichkeiten

Anwälte raten dazu, die gesetzlichen Möglichkeiten einer Vertragsgestaltung möglichst auszunutzen, was aber in der Regel nicht ohne eine umfassende juristische Beratung möglich ist.

Wichtig auch: Es gilt für den Vertreter immer, die Interessen des Auftraggebers wahren zu müssen, dafür müssen alle Kompetenzen aufgewendet werden.

Geld für die Arbeit: Provisionsansprüche rechtzeitig regeln

Die Vergütung des Handelsvertreters wird über die Provision geregelt. Sie gilt als Erfolgsvergütung und nicht als Leistungsvergütung, das heißt, dass sie nur bei Erfolg gezahlt wird und nicht dafür, dass der Vertreter überhaupt für seinen Auftraggeber tätig wird. Sie gilt erst dann als verdient, wenn das Unternehmen das vermittelte Geschäft auch ausgeführt hat. Dabei werden aber laut Handelsrecht verschiedene Arten von Provisionen möglich.

Zum einen entsteht der Anspruch auf Vergütung durch die vermittelten Geschäfte und die eingeworbenen Kunden. Das heißt, der Anspruch folgt aus den Geschäften, die unter Mitwirkung des Handelsvertreters zustande gekommen sind. Auch Folgegeschäfte können provisionspflichtig werden, was in § 87 Abs. 1 HGB geregelt ist.

Bei einem Bezirksvertreter entstehen die Ansprüche auf die Provision auch aus solchen Geschäften, an denen er selbst nicht mitgewirkt hat. Sie müssen lediglich in seinem Bezirk geschlossen worden sein. Dieser Anspruch ergibt sich aus § 87 Abs. 2 HGB und wird auch als spezielle Provisionspflicht bezeichnet.

Die dritte Form ist die Überhangsprovision, bei der auch für nachvertragliche Geschäfte ein Anspruch auf Vergütung besteht. Abs. 3 des genannten Paragrafen des HGB regelt das entsprechend.

Fälligkeit der Provision

Das Gesetz unterscheidet danach, ob die Provision entstanden oder fällig geworden ist. Die Pflicht zur Auszahlung der Provision entsteht durch die Ausführung des Geschäfts durch den auftraggebenden Unternehmer. Die Praxis weicht allerdings durch vertragliche Regelungen gern davon ab, obwohl es sich um ein gesetzliches Leitbild handelt. Die Verträge sind meist an die Ausführung des Geschäfts durch den Kunden gebunden. Damit stellt der Auftraggeber sicher, dass er erst die Provision zahlen muss, wenn er selbst das Geld vom Kunden erhalten hat.

Die Fälligkeit der Provision fällt in der Regel auf den letzten Tag des Monats, in dem der Anspruch abgerechnet worden ist. Wichtig: Einmal entstandene Ansprüche können auch wieder entfallen, was beispielsweise möglich ist, wenn klar ist, dass der Kunde nicht zahlen wird. Ob das so ist oder nicht, lässt sich im Einzelfall meist nur schwer feststellen, dem Auftraggeber ist es aber zuzumuten, eine Klärung per Gericht herbeizuführen. In der Praxis gestalten sich daher Auszahlungen, Retouren und Storno oft schwierig und die Ausbezahlung des Handelsvertreters ist nicht ganz einfach.

Er sollte daher seine Position ganz genau im Vertrag festhalten.

Ausbezahlt werden können nur Gelder für Geschäfte, die auf die Aktivitäten des Vertreters tatsächlich zurückzuführen sind. Auch eventuelle Nachbestellungen von Kunden müssen daher berücksichtigt werden, wobei zu beachten ist, dass es sich um Geschäfte gleicher Art handeln muss. Die Höhe der Provision muss individuell festgelegt und vertraglich geregelt werden, andernfalls gilt der übliche Satz, von dem das Handelsgesetzbuch in § 87 b spricht. Die Höhen der Vergütung variieren je nach Region, Branche und Art des vertretenen Produkts.