Konsolidierungssoftware: Checkliste Produktauswahl

Viele Unternehmen brauchen für die Zusammenstellung sämtlicher Informationen und für die Ausfertigung der Abschlüsse zu viel Zeit. Wenn sie aber eines nicht zu verschenken haben, dann ist es Zeit, denn diese sollte besser produktiv genutzt werden. Mithilfe der geeigneten Software ist es jedoch möglich, den gesamten Vorgang der Konsolidierung voranzutreiben und zu optimieren. Generell werden damit sämtliche Vorgänge im Unternehmen optimiert, die Abläufe werden ebenso wie die Datenverarbeitung effektiver.

Die Auswahl der passenden Konsolidierungssoftware

Die richtige Konsolidierungssoftware zu finden ist nicht unbedingt einfach, der Markt für entsprechende Produkte ist groß. Sicherlich lässt sich dieser erst einmal durch die verfügbaren finanziellen Mittel des Unternehmens eingrenzen. Die Kaufpreise für solche Software beginnen bei unter 1.000 Euro und reichen bis weit über 10.000 Euro. Dazwischen ist der größte Markt, hier sind namhafte Produkte wie cMore, LucaNet.Financial Consolidation oder elKom Solutions zu finden. Jedes Unternehmen muss für sich festlegen, welche finanziellen Mittel es für die Konsolidierungssoftware aufbringen kann und wie groß der Nutzen beim Einsatz dieser Software sein wird. Einsparpotenziale durch Prozess- und Finanzoptimierungen müssen so groß sein, dass sich diese Software wieder rechnet. Sie ist schließlich auch nur ein Baustein im Rahmen der Business Intelligence, bei der mithilfe bestimmter Softwares die Vorgänge im Unternehmen effektiver werden sollen.

Wichtig für die Auswahl sind die bisher angewandten Prozesse im Unternehmen sowie die eingesetzte IT-Infrastruktur. Diese müssen auf den Prüfstand gestellt werden, damit herausgefunden werden kann, wo Optimierungsmöglichkeiten durch den Einsatz von Konsolidierungssoftware vorhanden sind. Provisorische Lösungen sind fehl am Platze. Eine interne Analyse kann dazu führen, dass zu viele Punkte gegen den Einsatz des alten Systems sprechen. Dann ist die Anschaffung einer neuen Software unbedingt empfehlenswert. Diese unterstützt das Management und hilft bei Planung, Reporting und dem vorausschauenden Finden von Lösungsansätzen.

Anforderungen an eine Konsolidierungssoftware

Durch den Einsatz einer geeigneten Software für die Konsolidierung sollte der Aufwand für die Erstellung von Abschlüssen erheblich geringer werden. Die Software sollte überdies in der Lage sein, Daten direkt und automatisiert zu erfassen, was über integrierte Schnittstellen durchführbar ist. Das muss selbst dann möglich sein, wenn verschiedene ERP-Systeme eingesetzt werden. Dazu kommt eine Reihe weiterer Kriterien, die in der folgenden Checkliste erfasst werden:

Kriterium	Ja/nein
Einzelabschlüsse können nach verschiedenen Rechnungslegungsstandards übernommen werden.
Daten werden bis auf die Belegebene direkt und automatisiert gebunden.
Die Überleitung der Daten an verschiedene Tochtergesellschaften ist transparent möglich.
Die Datenverarbeitung ist transparent und übersichtlich über den gesamten Zeitraum der Abschlusserstellung möglich.
Konsolidierungsbuchungen sind durch einen Assistenten gestützt durchführbar.
Wechselkurseffekte, Minderheitsanteile und Gewinnverwendungen werden automatisch ausgewiesen.
Es lassen sich alle nötigen Spiegel darstellen.
Die Software bietet die Möglichkeit der zentralen und dezentralen Planung über verschiedene Assistenten (Gewinn- und Verlustrechnung, Bilanzplanung, Liquiditätsplanung).
Die Planung setzt auf aktuelle Ist-Daten auf.
Es können verschiedene Bilder und Szenarien erstellt werden.
Das Reporting-System ist integriert und automatisiert. Das Layout für das Reporting ist dabei vorgefertigt.
Die Software zur Konsolidierung stützt die Prozesssteuerung und bietet verschiedene Validierungsmöglichkeiten.
Es erfolgt eine kontinuierliche Weiterentwicklung der Software, die über Updates integriert werden kann.
Es ist eine einfache und schnelle Installation der Software im bestehenden System möglich.
Es wird auf eine moderne Server-Architektur gesetzt.
Der Hersteller bietet eine Cloud-Lösung, damit eigene Ressourcen geschont werden.
Es ist ein kompetenter Support vorhanden.
Die Software ist kompatibel mit Excel, Word und weiteren Microsoft-Anwendungen.
Das Arbeiten ist effizient und ressourcensparend möglich. Aus einer Datenbasis lassen sich sämtliche Auswertungen ableiten, wobei auch individuelle Anforderungen berücksichtigt werden.
Aktuelle Erfordernisse im Finanzbereich werden berücksichtigt, die Software lässt sich entsprechend anpassen.

Tipps für die Auswahl

Der wichtigste Tipp für die Erstellung von Konzernabschlüssen, Planungen und Reportings ist, auf eine professionelle Software zu setzen. Die richtige Konsolidierungssoftware erleichtert diese gesamten Vorgänge. Die Effizienz des Unternehmens steigt, wobei sich Abschlüsse auf verschiedenen Ebene und für diverse Zeiträume realisieren lassen. Erstellt werden können sowohl Monatsabschlüsse als auch Jahresabschlüsse, auch auf der Quartalsebene sind Abschlüsse möglich. Gewinn- und Verlustrechnung, Bilanz und viele andere Punkte mehr lassen sich transparent abbilden. Sämtliche Buchungen können nachvollzogen werden, was sogar bis auf die Einzelbelegsebene möglich ist.

Die Konsolidierungssoftware sollte über zahlreiche Assistenten verfügen, sodass der Erstellungsprozess deutlich erleichtert wird. Durch integrierte Managementsysteme für einzelne Aufgaben wird der Workflow verbessert. Es können Laufzeiten, Meilensteine und Prioritäten festgelegt und angepasst werden. Außerdem sollten diese Punkte einzelnen Bearbeitern zuzuordnen sein. Für den perfekten Informationsfluss innerhalb des Unternehmens sollte darauf geachtet werden, dass automatisch E-Mails versendet werden können.

Wohin mit dem konsolidierten Bericht?

Manch ein Durchbruch im Workflow kann zu Luftsprüngen ermutigen – im Office nicht immer gern gesehen, aber zumindest für einige der Kollegen eine willkommene Abwechslung. Wir raten allerdings, dies vielleicht sein zu lassen und einen etwas milderen Weg des freudvollen Ausdrucks zu wählen. Schicken Sie die für Sie wichtigsten Seiten des konsolidierten Reportings zum Printer und hängen Sie diese anschließend im Office auf. Hierfür eignet sich die Neodym-Magnetkralle:

Fazit

Die oben angeführte Checkliste hilft dabei, die passende Konsolidierungssoftware zu finden. Wichtig ist natürlich in jedem Fall, was ein Unternehmen von einer solchen Software erwartet. Wie umfangreich müssen die Funktionen sein, wie viele Abteilungen nutzen die Software und welche Lösungen müssen konkret vorhanden sein? Manche Ausstattungsmerkmale einer Konsolidierungssoftware mögen für einige Anwender ein hilfreiches Schmankerl sein, andere Unternehmen wiederum können auf keinen Fall auf diese Funktion verzichten.

Durch den Einsatz der Konsolidierungssoftware lassen sich die Prozesse im Unternehmen deutlich besser, effektiver und nachhaltiger steuern. Die Planung der Ressourcen und Finanzen wird optimiert, Fehlinvestitionen werden vermieden. Die Informationen, die für einzelne Abteilungen von Belang sind, fließen besser und können durch einzelne Mitarbeiter leichter abgerufen werden.

Bei der Auswahl der passenden Software für die Konsolidierung als Mittel der Business Intelligence ist nicht zuletzt der Kaufpreis wichtig. Ein kleines Unternehmen, das auf der Suche nach einer Arbeitserleichterung für die Abschlusserstellung ist, muss nicht in eine Software investieren, die mehrere Tausend Euro kostet. Auch für weniger als 1.000 Euro gibt es bereit Produkte, wie etwa FACTON EPC von der Facton GmbH. Welche Eigenschaften die Softwares im Einzelnen haben, muss genau untersucht werden.

Zuletzt sei erwähnt, dass sich durch die passende Konsolidierungssoftware auch die gesetzlichen Vorgaben hinsichtlich der Abschlusserstellung besser einhalten lassen, was Umfang, Art der Erstellung und Zeitpunkt angeht. Durch Erinnerungsfunktionen und Assistenten ist die Abschlusserstellung nahezu automatisch möglich, wobei die hier verarbeiteten Daten im Rahmen des Reportings wichtige Hinweise auf die Zukunft und die Tendenzen des Unternehmens geben. Große Unternehmen und Konzerne kommen ohne eine passende Software zur Konsolidierung nicht aus und auch immer mehr mittelständische Unternehmen investieren in diese Lösung zur Unterstützung sämtlicher organisatorischer und administrativer Aufgaben. Jedoch müssen natürlich auch die Anwender entsprechend geschult werden, denn ohne eine professionelle Bedienung taugt die beste Software nichts.

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