Herkömmliche Software im Vergleich mit Cloud-Lösungen: Vor- und Nachteile

Cloud-Lösungen scheinen groß in Mode zu sein, dennoch haben viele Menschen immer noch Sicherheitsbedenken gegen diese Anwendungen. Doch ist die herkömmliche Software eine bessere Alternative?

Software für die Buchhaltung

Gerade das Thema Buchhaltung wirft immer wieder Fragen und Bedenken bezüglich der Sicherheit von Cloud-Lösungen auf. Schließlich wird hierbei mit sensiblen Daten hantiert, die niemanden etwas angehen und die nicht nach außen dringen sollen. Was, wenn jemand Unbefugtes Zugriff darauf erhält, weil die Cloud „nicht dicht“ ist? Allerdings ist das auch eine Frage, die sich jeder Anwender einer herkömmlichen Software stellen sollte, denn Hackerangriffe auf Firmen- oder sogar private Rechner sind keine Seltenheit und schon lange vor den modernen Cloud-Lösungen an der Tagesordnung gewesen.

Wer auf Nummer sicher gehen will und dennoch höchsten Komfort bei der Bearbeitung seiner Buchhaltungsvorgänge wünscht, setzt auf eine automatische Online-Buchhaltung, die sowohl den stationären als auch den mobilen Zugriff auf die Daten erlaubt. Diese Buchhaltungssoftware genügt allen modernen Ansprüchen und punktet durch seine intuitive Bedienbarkeit sowie durch den großen Umfang an Nutzungsmöglichkeiten.

Dennoch sind Buchführungsprogramme in der Cloud sehr beliebt, zumal diese durchaus mit ihren Vorteilen zu überzeugen weiß.

Gerade das Thema Buchhaltung wirft immer wieder Fragen und Bedenken bezüglich der Sicherheit von Cloud-Lösungen auf. (#01)

Vorteile der Cloud-Lösungen

Es gibt verschiedene Angebote für unterschiedliche Zielgruppen: Cloud-Lösungen für Gründer, für große Konzerne oder für den Freiberufler, der nur selten mit anderen Selbstständigen an einem Projekt arbeitet. Sie alle nutzen die Cloud unter anderem für die Buchhaltung und wissen die zahlreichen Vorteile dieser Lösung zu schätzen.

Am wichtigsten:

Cloud-Lösungen verlangen keine Installation einer Software auf einem stationären Rechner.
Die Verwaltung bzw. Buchführung ist von jedem Ort der Welt aus erreichbar.
Die Anschaffungsgebühren für eine Software fallen weg.
Die Datensicherung erfolgt automatisch.

Schauen wir uns die Vorteile einmal genauer an. Cloud-Lösungen benötigen keine separate Software, was für viele Rechner eine Entlastung sein dürfte. Angesichts der hohen Datenmengen, mit denen viele Unternehmen arbeiten, reagieren viele Rechner ohne mit einer langsameren Arbeitsgeschwindigkeit und zeigen sich teilweise sogar schon überlastet. Wie gut, wenn keine zusätzliche Software auf die Festplatte geladen werden muss, die den Rechner noch einmal verlangsamen könnte.

Viele Selbstständige und Freiberufler oder Projektverantwortliche müssen mobil sein. Von ihrem Hotel in einem anderen Land aus haben sie aber normalerweise keinen Zugriff auf die Daten, die sich auf dem Rechner im Büro befinden. Die Cloud hilft hier und ermöglicht den Zugriff von jedem Ort der Welt aus.

Die Sicherung der Daten muss nach der Bearbeitung nicht explizit beauftragt werden, sondern erfolgt automatisch. Damit sind die Daten vor einem Systemabsturz sicher.

Viele Softwares sind sehr teuer, was sie vor allem für Gründer unerschwinglich werden lässt. Die Cloud-Lösung muss nicht teuer bezahlt werden und präsentiert sich somit als ideale Alternative für alle, die auf jeden Euro schauen müssen.

Vorteilhaft ist auch, dass beispielsweise für ERP-Software keine unternehmenseigene IT aufgebaut und vernetzt werden muss. Das wiederum spart hohe Kosten für Personal und Hardware. Zudem werden Updates direkt durch den Anbieter aufgespielt und müssen nicht wie bei einer normalen Software selbst installiert werden. Die Cloud veraltet somit nicht, was Sie von einer heute gekauften Software in wenigen Jahren nicht mehr behaupten können.

Auch wenn die Anschaffungsgebühr für eine herkömmliche Software bei Nutzung der Cloud wegfällt, so müssen Sie dennoch Gebühren hinnehmen. (#02)

Nachteile der Cloud-Lösungen

Auch wenn die Anschaffungsgebühr für eine herkömmliche Software bei Nutzung der Cloud wegfällt, so müssen Sie dennoch Gebühren hinnehmen. Denn kostenfrei kann die Cloud natürlich nicht genutzt werden und verlangt im Gegenzug die Zahlung einer monatlichen Gebühr. Diese ist auf den ersten Blick nicht wirklich hoch, der Betrag summiert sich aber im Laufe der Zeit. Wer die Cloud also über einen langen Zeitraum nutzt, hat die Anschaffungsgebühren der Software längst wieder heraus oder sogar noch deutlich überschritten.

Angesichts neuer flexibler Zahlungsmodelle kann sich dieser Nachteil aber bald in Luft auflösen: Inzwischen sind einige Anbieter dazu übergegangen, ihre Dienste nach der tatsächlichen Nutzung zu berechnen. Das heißt, dass ein Unternehmer, der die Cloud häufig und mit all ihren Möglichkeiten nutzt, deutlich mehr zahlen muss als jemand, der nur seine Gewinn- und Verlustrechnung hier vornehmen und sichern will. Die Cloud-Software kann dafür je nach Bedarf skaliert werden und so lassen sich Module und Funktionen zu- oder abschalten.

Viele Nutzer haben Bedenken bezüglich der Sicherheit ihrer Daten. Wenn diese von überallher zugänglich sind, haben dann eventuell auch Unbefugte Zugriff? Diese Bedenken haben sich in der Vergangenheit deutlich verringert, wohl auch wegen bisher ausgebliebener „Datenkatastrophen“. Dennoch ringen zahlreiche Nutzer tagtäglich mit sich, ob die Cloud eine gute Wahl ist. Wer sichergehen möchte, dass seine Daten in guten Händen sind, sollte den Anbieter genauer unter die Lupe nehmen und sich nach Sicherungsmöglichkeiten sowie seiner Zertifizierung erkundigen.

Wichtig sind dabei vor allem die Übertragungswege: Die Daten sind vergleichsweise sicher, wenn sie in der Cloud liegen, müssen aber erst einmal dorthin kommen. Der Übertragungsweg über das Internet ist angreifbar und stellt eine potenzielle Gefahrenquelle dar. Erkundigen Sie sich daher nach der Absicherung bei einer Datenübertragung!

Nachteilig präsentieren sich kaufmännische Cloud-Lösungen. Sie warten oftmals mit einer deutlich geringeren Ausstattung als die konventionelle Software auf. Wer jedoch beispielsweise als Selbstständiger, Freiberufler oder Existenzgründer keine riesigen Datenmengen und buchhalterische Probleme wälzen muss, wird mit den Möglichkeiten einer Cloud sehr gut auskommen und in puncto Ausstattung kaum etwas vermissen.

Wer private Cloud-Lösungen nutzen möchte, ist auf eine ständige Verfügbarkeit des Internets angewiesen. Dazu muss es nicht einfach nur vorhanden sein, sondern sollte mit einer großen Bandbreite funktionieren. Gerade in ländlichen Regionen ist das nicht immer gewährleistet, hier versprechen die Netzbetreiber teils noch den Ausbau zu einem hochleistungsfähigen Netz in wenigen Jahren. Das hilft einem heute dort ansässigen Selbstständigen aber nicht wirklich weiter, er muss eventuell doch auf die herkömmliche Software ausweichen.

Ob die Cloud am Ende eine gute Wahl ist oder nicht, muss jeder Unternehmer für sich selbst entscheiden. (#03)

Der Weg in die Cloud: Richtig oder falsch?

Angesichts der relativen Ausgewogenheit von Vor- und Nachteilen kann keine abschließende Empfehlung bezüglich der Richtigkeit des Gangs in die Cloud gegeben werden. Es kommt darauf an, welche Datenmengen zu bewältigen sind, welcher Art die Daten sind und ob eine stetige Verfügbarkeit der Daten von überall auf der Welt möglich sein soll. Wer einfach nur mobil auf seine Dienste zugreifen möchte, kann auch eine entsprechende Software nutzen und profitiert damit von einem höheren Maß an Sicherheit. Umgekehrt sind viele Cloud-Angebote gerade für Gründer recht interessant, weil sie sich in ihrem Leistungsumfang anpassen lassen.

Eine konventionelle Software bietet den festen Leistungsumfang, der seitens der Herausgeber vorgegeben wurde. Dieser Umfang ist aber häufig nicht nötig – bezahlt und nicht gebracht, eine ganz schlechte Kombination. Die Cloud hingegen lässt sich anpassen und bei Bedarf später erweitern oder ändern, sodass immer nur die Funktionen und Module bezahlt werden müssen, die auch tatsächlich genutzt werden. Die Nutzung einer festen Software ist vor allem für Unternehmen gut, die sich bereits auf dem Markt etabliert haben und die eine eigene IT-Infrastruktur aufweisen können. Die Kontrolle über die eigenen Daten bleibt hier jederzeit erhalten.

Wer sich für den Gang in die Cloud entscheidet, sollte auf die folgenden Punkte unbedingt achten:

Lösungen sollten sich an den individuellen Bedarf anpassen lassen und damit mitwachsend gestaltet sein
Private Clouds versprechen höhere Sicherheitsstandards, hier liegen die Daten nicht mit denen anderer Nutzer gemeinsam auf einem Server.
Public Clouds können oft nur bedingt an die eigenen Wünsche angepasst werden.
Das Rechenzentrum, in dem die Daten gespeichert werden, sollte in der EU liegen, bestenfalls in Deutschland. Die Sicherheitsanforderungen sind hier besonders hoch und durch Zertifizierungen und Qualitätssiegel einsehbar.

Ob die Cloud am Ende eine gute Wahl ist oder nicht, muss jeder Unternehmer für sich selbst entscheiden. Wichtig ist in jedem Fall, dass zuvor ausreichende Informationen über den Anbieter und seine Dienste vorliegen. Eventuell lassen sich vorab einige Anbieter aussortieren, beispielsweise sollten Sie nicht auf solche setzen, die ihre Rechenzentren außerhalb der Europäischen Union (viele sind in den USA ansässig) besitzen. Im Idealfall gibt es zwei Rechenzentren, in denen die Daten gespiegelt gelagert werden. Das erhöht die Sicherheit der Daten noch einmal enorm.